گزیدۀ مقررات آرشیوی کشور هلند

1391/11/7 ۰۱:۲۷

گزیدۀ مقررات آرشیوی کشور هلند

دکتر کیانوش کیانی هفت‌لنگ
رئیس پژوهشکدۀ ابوریحان بیرونی


مقدمه:
آشنایی با کشور هلند:
هلند، کشوری در شمال غرب اروپا؛ با جمعیتی در حدود شانزده و نیم میلیون نفر می‌باشد. پایتخت آن شهر آمستردام است، اما به منظور تمرکز زدایی بسیاری وزارتخانه‌ها و دستگاه‌های اداری و سفارتخانه‌ها در شهر لاهه یا اطراف آن می‌باشند. هلند در پرورش و تجارت گل، مقام اول را در جهان دارد. نقاشان برجسته‌ای از جمله ون گوگ و رامبرانت و فیلسوفان بزرگی همچون اسپیوزا از این سرزمین برخواسته‌اند. آنچه در پی می‌آید گزیده مقررات آرشیوی مربوط به این کشور می‌باشد:
فصل اول ـ کلیات و تعاریف
بخش اول ـ تعریف اصطلاحات بکار رفته در این مجموعه مقررات:
الف ـ وزارت: منظور وزارت آموزش، فرهنگ و علوم است.
ب ـ دستگاه اداری: سازمانی که تحت قوانین عمومی مملکت تأسیس می‌شود.
ج ـ اسناد عمومی
1. آنچه در دستگاه‌های اداری ایجاد و یا از آنها حاصل می‌شود، بنا به ماهیت می‌بایست طبقه‌بندی، نگهداری، مرمت و در دسترس عموم قرار گیرند.
2. آنچه که بر اساس توافق و یا وصیت از سوی اشخاص حقیقی ارائه و در مخازن نگهداری می‌شوند.
د ـ دستگاه مسؤول: دستگاهی که بر اساس قوانین پارلمان، مسؤول مراقبت از اسناد می‌باشد.
ه‍ ـ بایگانی راکد: منطقه‌ای که برای ذخیره و انتقال اسناد طراحی می‌شود.
و ـ مخزن: مکانی که بر اساس مصوبه پارلمان برای نگهداری دائم اسناد ایجاد می‌گردد.
بخش دوم ـ دامنۀ شمول این قانون و مقررات مربوطه شامل دستگاه‌های اجرایی می‌گردد که قبل و یا بعد از وضع این مقررات ایجاد و یا منحل شده و یا خواهند شد.
فصل دوم ـ اسناد ملی
بخش سوم ـ دستگاه‌های مسؤول موظفند کلیه اسنادی که توسط آنها نگهداری می‌شود را در شرایط مطلوب ساماندهی نموده و در دسترس عموم قرار دهند و بکوشند که اسناد در معرض نابودی قرار نگیرند.
بخش چهارم
1. هر دستگاه اداری که ایجاد، منحل و یا ادغام شود و یا وظیفۀ آن به دستکاه دیگری منتقل گردد، مشمول کلیه مقررات مربوط به اسناد ملی می‌گردد.
2. دستگاه‌های مسؤول که به صورت موقت تأسیس می‌شوند، تا زمان انحلال مشمول این مقررات می‌باشند.
بخش پنجم
1. دستگاه اداری موظف است، فهرستی از کلیه اسناد واجد شرایط امحاء، تهیه و ارائه نماید.
2. در موارد زیر فهرست اسناد واجد شرایط امحاء باید به تأیید وزیر آموزش، فرهنگ و علوم برسد:
الف) اسناد کاخ‌ها، شوراهای عالی دولت و دبیرخانه سلطنتی.
ب) اسناد وزارتخانه‌ها و دستگاه‌های اجرایی.
ج) اسناد مراکز و مؤسسات تابعه دستگاه‌های اجرایی.
3. فهرست تهیه شده پس از تأیید نهایی باید در روزنامه رسمی دولت منتشر گردد.
بخش ششم
وزیر آموزش، فرهنگ و علوم می‌تواند بر اساس اطلاعات واصله از متصدیان ذیربط، اسناد مخازن دولتی، نسبت به امحاء آنان اقدام نماید.
بخش هفتم
دستگاه اداری می‌تواند نسبت به مرمت به شیوه‌های مختلف و جایگزینی اسناد و همچنین امحاء اسنادی که جایگزینی آنان به روش نسخه‌برداری و یا روش‌های دیگر صورت پذیرفته است، اقدام نماید.
جابه‌جایی اسنادی که در فهرست مورد اشاره در بخش پنجم بدان اشاره شده است، نیاز به صدور دستور از سوی وزیر آموزش، فرهنگ و علوم دارد. در مواردی که برای نگهداری اسناد، مخازنی غیر از مخازن دولتی مورد نیاز است، اجازه جابجایی و نیز امحاء اسناد از سوی مسؤولان شعب و مدیریت‌های استانی صادر می‌شود.
بخش هشتم
وزارت آموزش، فرهنگ و علوم نسبت به امحاء اوراق زائد براساس قوانین و مقررات پارلمانی اقدام می‌نماید.
بخش نهم
1. هر گونه ضابطه و یا آیین‌نامه لازم در خصوص نحوه فهرست‌برداری اسناد مورد اشاره در بخش 5، جایجایی و امحاء اسناد از سوی شورای عالی تدوین می‌گردد.
2. نخست وزیر می‌تواند در خصوص اسناد مربوط به جنگ، و یا در شرایط استثنایی خارج از چارچوب مقررات که در خصوص امحاء اسناد است، عمل نماید.
بخش دهم
اگر اشتباهاً اسنادی در دستگاه اجرایی غیر از دستگاه ذیربط نگهداری شود، دستگاهی که اسناد را در اختیار دارد، موظف و مسؤول حفظ و نگهداری از آن اسناد می‌باشد.
بخش یازدهم
1. مالکین اسناد موظفند ظرف مدت 4 هفته پس از دریافت آگهی، اسناد تحت مالکیت خود را به مقامات مسؤول تحویل نمایند تا برابر مقررات و با هزینه دستگاه ذیربط نسبت به مرمت آنان اقدام گردد.
2. مقام مسؤول موظف است تا اسناد امانی را ظرف مدت 4 هفته پس از دریافت به اشخاص صاحب سند بازگرداند، حتی اگر دولت مدعی شود که به نحوی اسناد مذکور به دولت تعلق دارد.
بخش دوازدهم
دستگاه‌های ادرای باید اسنادی را که به آن نیاز ندارند و بیش از 20 سال از قدمت آنها گذشته باشد را به آرشیو ملی منتقل نمایند.
بخش سیزدهم
1. دستگاه اداری می‌تواند به دلیل ناکافی بودن فضا، بنابر اعلام مسؤولان ذیربط، اسنادی که کمتر از 20 سال از قدمت آنان گذشته است را نیز به آرشیو ملی منتقل نمایند.
2. در مورد اسنادی که بیش از 20 سال از قدمت آنان گذشته است، ولی هنوز مورد استفاده و رجوع می‌باشند، انتقال اسناد به آرشیو ملی به دلیل عدم تناسب فضای نگهداری، صرفاً با اجازه وزیر آموزش، فرهنگ و علوم صورت می‌پذیرد.
بخش چهاردهم
اسناد نگهداری شده در مخازن باید در دسترس عموم قرار گیرند و هر کس بتواند بدون پرداخت هزینه از آنان بهره‌برداری نماید، تنها در صورتی که متقاضی بخواهد تصویر، کپی یا نسخه‌ای از تمام سند و یا قسمتی از آن را در اختیار داشته باشد، باید هزینه مربوط را پرداخت نماید.
بخش پانزدهم
1. در هنگام انتقال اسناد، مقام مسؤول می‌تواند در موارد زیر محدودیت‌هایی برای دسترسی اسناد برای مدت زمان کوتاهی قائل شود:
الف) اسناد خصوصی افراد.
ب) اسنادی مربوط به روابط دولت و متحدان آن.
ج) اسنادی که آگاهی از محتوای آنان به ضرر شخص حقیقی و یا حقوقی و یا سران سه قوه باشد.
بخش شانزدهم
1. دسترسی به اسناد به موجب توافقنامه، وقف و وصیت ممکن است، محدود گردد.
2. اگر چنین مدارکی در مخازن نگهداری شود، مقام مسؤول می‌تواند محدودیت دسترسی برای اسناد ایجاد نماید.
بخش هفدهم
1. آرشیویست (مسؤول مخزن) باید قبل از ارائه اسناد برای دسترسی عموم، موارد مربوط به محدودیت دسترسی را در نظر بگیرد.
2. آرشیویست (مسؤول مخزن) اجازه دارد که مواردی که شرایط اسناد ایجاب کند و یا امنیت اسناد به مخاطره افتد، از در اختیار قرار دادن آنان به متقاضی امتناع ورزد.
3. موارد منع ارائه اسناد باید به صورت آیین‌نامه مکتوب در صورت درخواست متقاضی، در اختیار وی قرار گیرد.
4. اگر ویژگی فیزیکی اسناد به گونه‌ای باشد که استفاده آن موجب تهدید جدی و تغییر در وضعیت سند گردد، به آرشیویست (مسؤول مخزن) اجازه داده می‌شود که در این خصوص خود تصمیم‌گیری نماید.
بخش هجدهم
1. آرشیویست (مخزن‌دار) موظف است که اسناد را برای مدت مشخصی به دستگاههای اداری که قبلاً مسئولیت نگهداری اسناد مذکور را بر عهده داشته‌اند، امانت دهد، مگر آنکه تشخیص دهد شرایط فیزیکی سند بگونه ای است که جابه‌جایی آن سلامت آن را دچار مخاطره می‌نماید.
2. آرشیویست (مخزن‌دار) موظف است با عنایت به مقررات نسبت به امانت اسناد به مؤسسات برای مدت مشخص مشروط به تضمین امنیت و سلامت اسناد اقدام نماید.
3. متقاضی باید هزینه‌های مربوط به امانت‌گیری اسناد را بپردازد.
بخش نوزدهم
هزینه‌های مورد اشاره در بخش 18 که بوسیله متقاضی پرداخت می‌شود، باید برابر مقرراتی خاص، هزینه شود.
بخش بیستم
آرشیویست (مخزن‌دار) موظف است اسناد معتبر را که خود در مخزن ندارد، را نسخه‌برداری نماید.
فصل سوم ـ اسناد عمومی دولت
بخش بیست و سه
1. اسناد کاخ‌ها، اماکن عمومی و شواریعالی دولت و دبیرخانه سلطنتی را شامل می‌شود که وزارت آموزش، فرهنگ و علوم موظف به نگهداری از آنان می‌باشد.
2. شعبه‌های استانی نیز با عنایت به مقررات مسؤول نگهداری از اسنادی از این قبیل در حوزه استان متبوع می‌باشند.
3. مقررات نگهداری از اسناد مندرج در بند 1 بخش 23 توسط شواریعالی وضع می‌شود.
بخش بیست و چهار
1. وزارت آموزش، فرهنگ و علوم موظف به آموزش و راهنمایی دستگاه‌های اجرایی در خصوص موارد مندرج در بخش 23 می‌باشد.
2. اگر دستگاه اجرایی نتواند بر اساس دستورالعمل‌های صادره عمل نماید، وزارت آموزش فرهنگ و علوم تعیین می‌تواند که اسناد آن دستگاه را به مخازن دولتی منتقل و در آنجا نگهداری شود تا در مورد آنها تصمیم‌گیری به عمل آید. دستگاه مربوط هزینه‌های حمل، مرمت و نگهداری را متحمل خواهد شد.
بخش بیست و پنج
1. وزارت آموزش، فرهنگ و علوم باید نسبت به ایجاد «آرشیو دولتی» به ریاست فردی آرشیویست و حائز شرایط لازم، اقدام نماید.
2. «آرشیو دولتی» وظایف زیر را بر عهده دارد:
الف) مدیریت اسناد نگهداری شده در مخازن دولتی.
ب) نظارت و مدیریت بر اسناد کاخ‌ها و اماکن عمومی دولت.
ج) اجرای وظایف محوله از سوی شورا و یا وزیر آموزش، فرهنگ و علوم.
بخش بیست و ششم
1. هزینه نگهداری اسناد دستگاه‌های استانی در مخازن دولتی باید در بودجه هر شعبه لحاظ گردد.
2. در مواردی که اسناد دستگاه‌های اجرایی بیش از یک استان را در بر می‌گیرد، اسناد در آرشیو ملی در مرکز نگهداری می‌شوند.
3. وزارت آموزش، فرهنگ و علوم دستورالعمل چگونگی ایجاد، گسترش و ساماندهی شعبه‌های آرشیو (ملی) دولتی را صادر می‌نماید.
بخش بیست و هفت
1. مطابق حکم صادره از سوی شورای استانی، مدیریت استانها موظف می‌باشند، نسبت به نگهداری اسناد دستگاه‌های اجرایی استانی که به مخزن دولت منتقل نشده‌اند، اقدام لازم را به عمل آورند.
2. هزینه نگهداری بر عهدۀ استان‌ها می‌باشد.
بخش بیست و هشتم
1. مطابق حکم صادره از سوی شورای استانی، بازرسان استانی وابسته به شورای استانی موظف به نظارت بر مدیریت اسناد شعب می‌باشند.
2. بازرسان استانی، باید از نظر اطلاعات آرشیویی حائز شرایط و اطلاعات لازم باشند. این افراد به وسیله شورای استانی منصوب، معلق و یا اخراج می‌گردند.
بخش سی و پنج
1. مطابق حکم صادره از سوی شورای عمومی که به اطلاع شورای اجرایی استانی می‌رسد، هیأت آب استان‌ها مسؤول نگهداری اسناد مربوط به دستگاههای اجرایی تابعه می‌باشد.
2. هزینه مربوط توسط هیأت آب فراهم می‌شود.
3. در مورد استثناء وزارت آموزش، فرهنگ و علوم به صورت مقطعی و به روش یارانه‌ای از صندوق مرکزی دولت بخشی از هزینه‌های مدیریت اسناد مخازن مربوط به هیأت آب را تأمین می‌نماید.
بخش سی و شش
شورای عمومی باید مخزنی برای نگهداری اسناد مربوط به هیأت آب ایجاد نماید.
بخش سی و هفت
1. مخازن باید توسط آرشیوست‌های هیأت آب، مدیریت شوند، این افراد باید داری اطلاعات آرشیوی لازم باشند.
2. آرشیوست‌های هیأت آب استانها با حکم شورای عمومی منصوب، معلق و یا اخراج می‌شوند.
بخش سی و هشتم
1. مطابق حکم صادره از سوی شورای استانی، شورای اجرایی استان موظف به نظارت بر اسناد هیأت آب استان‌ها می‌باشد.
2. مدیر هیأت آب باید با شورای اجرایی استان در خصوص برنامه‌های مرمت، تغییر و بازسازی مخازن هماهنگی لازم را به عمل آورد.
3. هزینه‌های نظارت شورای اجرایی استان بر اسناد به صورت استانی تأمین می‌گردد.
بخش سی و نهم
1. اگر شورای اجرایی آب موفق به انجام بهینه وظایف محوله مندرج در بخش 35 نگردد، شورای اجرایی استان می‌تواند در خصوص تعیین مخزن و انتقال بخشی از اسناد تصمیم‌گیری نماید. هزینه‌های انتقال، مرمت و ساماندهی و در دسترس قرار دادن آنها برای استفاده عمومی بر عهده هیأت آب می‌باشد.
منبع خبرنامه قوانین و احکام هلند، شماره 313، سال 2004 میلادی.