برنامه های شورای جهانی آرشیو، برای توسعۀ آرشیوها

1391/11/7 ۰۱:۲۷

برنامه های شورای جهانی آرشیو، برای توسعۀ آرشیوها

دکتر کیانوش کیانی هفت‌لنگ


05/12/88

چکیده:
گسترش آرشیوها و تأسیس آرشیوهای جدید با تقسیمات جغرافیائی، موضوعی، ویژه و خصوصی؛ رابطۀ مستقیمی با پیشرفت و توسعۀ اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی کشورها دارد. طی سالهای اخیر، این امر، با سرعت بیشتری رخ داده است. برای ضابطه‌مند کردن این تحولات، شورای جهانی آرشیو، برنامه‌ای تا سال 2010، به شرح زیر پیشنهاد داده بود که اجرای کامل آن، می‌توانست به ارتقای جایگاه آرشیوها و روشن‌تر شدن اهمیت آنها در جهان بینجامد. اینکه تا چه حد این برنامه‌ها به اجرا درآمده است و دلایل موفقیت و یا عدم موفقیت آن در کشورهای مختلف چه بوده است،نیاز به پژوهش جداگانه‌ای دارد امری که امید است در آینده به آن می کنیم. در این مقاله برنامه های مذکور را مرور خواهیم نمود.

واژگان کلیدی:
شورای جهانی آرشیو، توسعه آرشیو ها در جهان، اطلاع رسانی، علوم آرشیوی

برنامه ها:
1. گسترش و توسعۀ آرشیوها در جهان: شورای جهانی، به منظور تحقّق هدفهای زیر، در سال 1950م، در پاریس تشکیل شد.
ـ تهیۀ معیارها، مقرّرات، روشها و سایر ابزارهای گردآوری، پردازش و ارائه سیستمهای اطلاعاتی؛
ـ کمک به کشورهای در حال توسعه، برای ایجاد پایگاههای اطلاعاتی و تبادل اطلاعات در سراسر جهان؛
ـ تنظیم سیاستها و برنامه‌های توسعه، در زمینۀ آرشیو و توزیع اطلاعات؛
ـ گسترش آموزش کارکنان و مراجعه‌کنندگان به آرشیوها و ارتقای استعدادهای بالقوه در سطوح ملّی و منطقه‌ای، در زمینۀ دانش آرشیو و اطلاع‌رسانی؛
ـ مطالعه و پژوهش در نظریّات و علوم آرشیوی و کاربرد آن در مدیّریت آرشیو.
این نهاد بین‌المللی، که از طریق شبکۀ شعب منطقه‌ای کشورهای جهان را همبسته نموده است، در حال حاضر، بیش از 190 کشور عضو دارد. در دهۀ گذشته، هدف شورای جهانی آرشیو، عمیق‌تر کردن روابط بین‌المللی، تغییر روند فعالیتها و ترغیب شعب منطقه‌ای به تلاش و کوشش بیشتر، توافق بر منابع فنّی ـ حرفه‌ای، با هدف ترویج نظامهای آرشیو فنّی و جامع در سطح جهانی بوده است. اهمّ این برنامه‌ها ـ که قراربوده است در دهۀ گذشته به اجرا درآید ــ به قرار زیر است:
ـ تأمین مجدّد بودجۀ گسترش آرشیوی صندوق توسعۀ جهانی آرشیو (FIDA)، به منظور ایفای نقش اصلی در برنامه‌های شورای جهانی آرشیو؛
ـ فعال نمودند شعب منطقه‌ای، در اتّخاذ تصمیمات مهم و اساسی؛
ـ تأسیس شعب جدید، در مناطقی که کشورها، مایل به داشتن شعبۀ جدید در آنجا باشند؛
ـ تشویق شعب منطقه‌ای، به گسترش فعّالیت تا سازمانهای کوچکتر و حتّی افراد را، زیر پوشش خود قرار دهند.
2. آموزش: مدّتهاست که آموزش تخصصّی و فوق تخصصّی کارکنان آرشیوها، یکی از بخشهای اصلی برنامه‌های شورای جهانی آرشیو شده است و شورا، در نظر داشت و دارد که کارشناسان آرشیو را، برای برخورد مناسب با مشکلات و مسائل، به توانائیهای علمی لازم برساند. ایکا (ICA)، علاقه مند است تمام تلاش خود را برای آموزش کارشناسان اسناد، مرمتگران و مدیران اسناد به منظور افزایش توانایی و قدرت آنان به کار می‌گیرد و به مدد توسعه و توزیع موادّ آموزشی، آموزش متصدیّان این مشاغل را، تسهیل ‌کند.
ایکا (ICA) همکاری خود را با سازمانهای مهم، همانند اتّحادیۀ شرکتهای بین‌المللی مدیریّت اسناد (IRMT)، ادامه می‌دهد و موادّ آموزشی را، به زبانهای مختلف از قبیل انگلیسی، فرانسه و اسپانیائی، توزیع می‌نماید.
ایکا (ICA)، به کمک اینترنت (شبکۀ جهانی رایانه)، نظامهای آموزش از راه دور را، در کشورهای فاقد آموزش رسمی تخصصّی، به کار خواهد گرفت.
ایکا (ICA)، با رعایت مقررّات اخلاقی، متخصّصان اسناد را پشتیبانی می‌کند.
3. آرشیوها، نماد یادواره‌های جهان: متخصّص آرشیو، باید متوجّه اهمیّت اساسی میراث اسنادی و ارزش فرهنگی و سندی آنها باشد. آرشیوها، حافظۀ جوامع، ملّتها و دولتها هستند.
کارشناسان اسناد، باید مهارتهای تخصّصی خود را برای حلّ مشکلات نگهداری اسناد دیجیتال، به کار گیرند و مؤسسات آرشیوی نیز، برای خدمات رسانی به مخاطبان جهانی خود، باید روشهای جدیدی در پیش گیرند. متخصّصان اسناد، باید از تغییرات اساسنامه که بر کار آنها تأثیر می‌گذارد، آگاهی یابند. ایکا (ICA)، طی دوره اجرای برنامه، با عرضۀ گرایشهای تحصیلی و موادّ آموزشی زیر، از کارشناسان آرشیو حمایت خواهد کرد:
ـ نگهداری الکترونیکی اسناد؛
ـ حفظ و نگهداری انواع موادّ آرشیوی و حاملهای اطّلاعاتی؛
ـ فنّاوریهای نوین ارتباطات؛
ـ تغییرات قانون در سطح جهانی.
4. برقراری ارتباط با جهان و با اعضای خود: ارتباطات برای سازمانی چون (ICA) با چنان گستردگی و تنوّع جغرافیائی، وسیله‌ای مهم و اساسی است. هر سازمان، برای عرضه کردن کار خوب و مؤثّر، باید دائماً ارتباطات خود را گسترش دهد و از امکانات فنّی، بخوبی بهره‌برداری کند. به همین منظور ایکا (ICA)، به نکته‌های زیر توجه کامل دارد:
ـ ارزشهای فرهنگی و آرشیوی را، کانون توجّه راهکارهای نوین ارتباطات قرار می‌دهد تا، اهمیّت آن ارزشها را، به ملّتها تأکید کند.
ـ اطمینان یافتن از اینکه امکان دسترسی به تولیدات مربوط، برای تمام اعضای ایکا (ICA) فراهم است.
ـ اطمینان یافتن از اینکه اعضای ردۀ A، ایکا (ICA) و تمام مراکز آموزش آرشیو، به شبکۀ اینترنت دسترسی دارند و در صورت لزوم، محل تأمین بودجه‌های خارجی را شناسائی می‌کنند.
5. گسترش معیارها: در آغاز قرن بیست‌و یکم، همبستگی بازارهای جهانی، توسعۀ استانداردها را، از اهمیّت خاصی برخوردار کرد. لذا متخصصّان اسناد، برای اطمینان از مدّ نظر قرار گرفتن نیازها و موارد خاص آرشیوی و نیز توسعه و کاربرد معیارهای نوین، باید در معیار سازیها، شرکت فعّال داشته باشند. حیطۀ معیارهای آرشیوی، نامحدود است، بنابراین، ایکا (ICA) در تعیین این معیارها و استانداردها به موارد بسیار مهم زیر، تأکید دارد:
ـ تعیین معیارهای توصیفی و اخلاقی برای متخصصان آرشیو؛
ـ برای مدیّریت اطلاع‌رسانی و مسایل مربوط به آنها؛
ـ برای حفظ و نگهداری، شامل بایگانی و آماده‌سازی در هنگام مواجهه با خطرات؛
به دلیل مشکلات مالی و فراساختاری، تمام کشورها و نظامهای آرشیوی؛ قادر به اعمال تمامی معیارهای سازمان جهانی استاندارد (ISO) نیستند؛ لیکن همگی، باید تلاش خود را در این جهت به کار بندند.
ـ ایکا (ICA)، برای تمامی اعضا، امکان اعمال دقیق معیارهای جهانی را افزایش خواهد داد. ایکا (ICA) نقش خود را در شناساندن معیارهای نوین، با انجام کارهای زیر توسعه می‌دهد:
ـ کمک به تمام اعضای خود در سراسر جهان، بخصوص کسانی که در تهیّۀ معیارهای (استانداردهای) ملّی، مستقیماً فعالیّت دارند.
ـ کمیته‌های تخصّصی ایکا (ICA)، به گسترش ارتباط با کمیته‌های ایزو، تشویق می‌شوند و در موارد ممکن، به عنوان ناظر عمل خواهند کرد.
این مطالب، چکیدۀ طرح تأیید شدۀ راهکاری سال 1996 در مجمع عمومی پکن است. کمیسیون مدیّریت برنامه در پاریس (فوریۀ 2000) و کمیتۀ اجرائی در تونس (آوریل 2000)، این طرح را نوسازی و روزآمد کرده‌اند.
پیشنهادهائی برای تغییر اساسنامه: کمیتۀ اجرائی، در اجلاسهای خود در وین (6 آوریل 1999)، بوداپست (3-8 اکتبر 1999) و تونس (5-7 آوریل 2000) و (2003) سنت پترزبورگ اقدامها و راهکارهائی که بایستۀ اصلاح ساختار و تغییر تشکیلات است، بررسی کرد. پیشنهادهای مربوط به تغییر تشکیلاتی ایکا ـ که بر پایۀ پیشنهادهای نخستین کمیتۀ اجرائی بود ـ در اجلاس بوداپست نمایندگان (اکتبر 1999) نیز، مطرح شد. در طول این مدّت، با رؤسای بخشها، کمیته‌ها و اعضای خصوصی نیز، مذاکراتی صورت گرفت. اغلب، با انجام تغییراتی در ایکا موافق بودند، بویژه اعمال تغییرات اجتماعی، سیاسی، اقتصادی، فرهنگی و فنّاورانه در محیطهای حرفۀ آرشیو که سازمان ایکا، در آنجا فعّالیت می‌کندو
علّت اصلی درخواست تغییر، این بود که ایکا، به سازمانی در خدمت اعضا تبدیل شود و در سراسر دنیا به انجام فعّالیتهای آرشیوی بپردازد. این تغییرات در برنامه‌های ایکا، برای حضور هماهنگ تمامی آرشیویستها از سراسر دنیا و در کلیۀ سطوح لازم است. این مسئله، باید در متن قرارداد عضویّت کلیّۀ اعضای ایکا و نیز در تصمیم‌گیریها، مدّ نظر باشد. این امر، در ارائۀ برنامه‌ها و خدمات به اعضای ایکا، اهمیّت دارد.
فرآیند اصلاحات ایکا در دهۀ گذشته، یعنی از زمانی که معلوم شد اصطلاحات آن سازمان، به دلیل پیچیدگی کار در عرصۀ بین‌المللی، نیازمند مدیریّت و نظارت دقیق است، آغاز گردید. اوّلین طرح راهکاری برای سازمان، در سال 1996 در پکن به تأیید مجمع عمومی رسید و به ارائۀ برنامه‌های اصولی‌تر و منظم‌تر برای ایکا انجامید. در سالهای اخیر، بین طرح راهکاری و فعّالیتهای ایکا، هماهنگی مناسبی برقرار شده این امر بعدها، با سازماندهی کمیسیون مدیریّت برنامه، امکان‌پذیر تر خواهد شود.
تغییرات مهم اساسنامه ـ که به منظور دستیابی به هدفهای پیشگفته، مطرح شده است ـ به اختصار عبارت است از:
1. نقش مستقیم داشتن شعب منطقه‌ای، با شرکت رئیسان هر یک از شعبه‌های منطقه‌ای در کمیتۀ اجرائی.
2. تقویّت اختیارات کمیتۀ اجرائی، به منظور تأکید بر نقش آن در تعیین سیاستهای اصلی، در برگزاری اجلاسهای چهار سالانۀ بخشهای بالاتر ایکا و مجمع عمومی.
3. دادن مسئولیّت ارائۀ برنامه‌های ایکا (طبق تصویب مجمع عمومی و کمیتۀ اجرائی) به دبیرکل در بازسازی و توسعۀ کمیسیون مدیّریت برنامه (CPM)، همکاری خواهد کرد.
4. دادن مسئولیّت بررسی و ارزیابی نحوۀ ارائۀ و عملکرد برنامه‌های ایکا، به کمیسیون ارزیابی برنامه (CEP). این کمیسیون، گزارش عملکرد خود را، در راستای رسیدن به هدفهای تعیین شده و ارائۀ نتایح آن، به کمیتۀ اجرائی، اجلاس نمایندگان و مجمع عمومی خواهد داد.
5. دادن مسئولیّت صندوق بین‌المللی توسعۀ آرشیوی (FIDA)، به کمیتۀ اجرائی، با حمایت مشاوران کمیسیون مدیّریت برنامه که قرار است توسعه یابد. CAD، از این پس وجود خارجی نخواهد داشت؛ امّا رئیسان شعبه‌های منطقه‌ای، در کمیتۀ اجرائی، عضو خواهند بود.
6. تغییر تشکیلاتی صندوق توسعۀ آرشیوی (FIDA): اداره کردن این سازمان مستقل، بر عهدۀ هیئت امنائی است که سهم زیادی در پیشرفت آرشیویستها و نیز، نحوۀ حفظ و نگهداری میراث آرشیوی دنیا دارند.
قرار است این تغییرات، دگرگوی خاصّی در رفتار سازمانی ایکا پدید بیاورد و خدماتی، برای اعضای خود فراهم کند.
کمیتۀ اجرائی نمایندۀ گروههای منطقه‌ای ایکا خواهد بود. کدام از این گروهها، طبق ضوابط مجمع عمومی ـ که چهار سال یکبار تعیین می‌شود ـ در کمیتۀ اجرائی شرکت خواهند کرد.
اجلاس کمیتۀ اجرائی جدید، هر ساله تشکیل می‌شود و در صورت فراخوانی، جلسۀ فوق‌العاده، نیز خواهد داشت. پیشنهاد شده است که دفتری رسمی تشکیل گردد تا در صورت لزوم، بین دبیرکل و کمیتۀ اجرائی و برگزار کنندگان اجلاسهای آن، رابط و هماهنگ کننده باشد. در اساسنامه، مطلبی در مورد نحوۀ کار این دفتر، گفته نشده است. این دفتر، ممکن است خیلی کم اجلاس داشته باشد، امّا اعضا، به مدد فنّاوری اطلاع‌رسانی، می‌توانند با همدیگر شور و گفتگو کنند.
هر یک از اعضای کمیسیون بازسازی شدۀ مدیّریت برنامه، مسئول قسمتهای خاصّی از برنامۀ تخصصی هستند. این قسمتها، با استفاده از اولوّیتهای موجود در طرح کاری ایکا تعیین می‌شود و هر یک، مورد مراجعۀ خاص خود را دارد.
کمیتۀ اجرائی، مسئولیّت ادارۀ صندوق بین‌المللی توسعۀ آرشیوی (FIDA) را برعهده می‌گیرد و در کمیسیون جدید مدیریّت برنامه، حداقل سه بخش به آموزش و توسعه اختصاص خواهد یافت.
قرار است شعب منطقه‌ای و بخشها نیز همانند کمیته، بتوانند در برنامۀ ایکا شرکت داشته باشند.
تمام فعالیّتهای ایکا، از جمله انتشارات، برنامه سیترا، کمیته‌های کا7ری بخشها و مناطق، در طرح کار آن سازمان، گنجانده خواهد شد. کمیسیون ارزیابی برنامه ـ که جایگزین کمیسیون حمایت از برنامه شده است ـ عملکرد بخشهای مختلف را در خصوص طرحها و و اهداف آن، منعکس می‌کند. این کمیسیون، می‌تواند در مورد کارآئی و تأثیر برنامه‌های ایکا، مستقیماً به مجمع عمومی گزارش دهد. باید اقداماتی در زمینۀ هماهنگ‌تر شدن ارتباطات بین کلیۀ سطوح و بخشهای ایکا صورت گیرد تا از این طریق، اطلاعات مهم و مفید، سریعاً به آگاهی تمام بخشها برسد و دیگر به تکثیر، نیاز نباشد و امکان مذاکرات بین بخشها نیز، فراهم شود.
توضیحات کافی در مورد نحوۀ انجام فعّالیتها و نیز ترتیب آنها در دبیرخانه، داده شده است تا مشخص شود که این هیئت، چه نقش مهمّی در توسعۀ ارتباطات در تمامی سطوح تشکیلات دارد.
در صورت لزوم، دبیرخانه، در اداره کردن امور، با شعب منطقه‌ای همکاری می‌کند. اوّلین اقدام در جهت توسعۀ ارتباطات و آگاهی در مورد نیازهای ایکا، چاپ کتابچۀ راهنما، برای استفادۀ شعبه‌ها، بخشها و کمیته‌ها می‌باشد که در آیندۀ نزدیک، توزیع خواهد شد.
ایکا (ICA) سازمانی پویا و فعّال است و اساسنامۀ آن ـ که آن هم باید سندی پویا باشد ـ اختیارات و توانائی لازم را، برای انجام وظایف، به آن داده است که با استفاده از آن، اعضا نیز در مورد برنامه و دیدگاه ایکا، اطلاعاتی کسب می‌کنند.
بنظر می‌رسد با توجه به پیشرفت‌های سریع و ایجاد فناوری‌های نو و مسائل گوناگون آرشیو ها و نیازهای جوامع وآرشیوها ، بررسی و تجدید نظر در برنامه، ارزشیابی آنها و تشخیص علل موفقیت و عدم موفقیت آن برنامه ها ضروری است تا نسبت به اصلاح و تکمیل و احیاناً تغییر اساسنامۀ ایکا، هر ده سال یکبار اقدام لازم صورت پذیرد.