استاندارد جهانی تنظیم وتوصیف آرشیویی (3)

1391/11/7 ۰۱:۲۷

استاندارد جهانی تنظیم وتوصیف آرشیویی (3)

دکتر کیانوش کیانی هفت لنگ
مهندس مازیار پرویزی


واژه نامه عبارات مرتبط با قوانین عمومی استاندارد ISAD

واژه نامة زیر با عبارات و تعاریف مشخص، شکل صحیحی به قوانین توصیفی می دهد. اصل مهم در تهیه این واژه نامه، متناسب ساختن واژه ها به منظور استفاده در مستند ISAD بوده است.
Access: دسترسی و توانایی استفاده از مواد آرشیوی از یک مجموعه (Fond) با رعایت قوانین و مقررات.
Access Point: (نقطه دسترسی)، نام ، اصطلاح، کلید واژه، عبارت یا کدی که ممکن است در جستجو، شناسایی یا جایابی توصیف آرشیوی بکار می رود.
Accrual: یک ماده گرد آوری شده، علاوه بر یک واحد آرشیوی که قبلاً توسط مخزن آرشیوی نگهداری می شده است.
Appraisal: فرآیند تصمیم گیری برای تعیین دورة نگهداری یک سند.
Archival Description: (تنظیم و توصیف آرشیوی) ، ایجاد شناسه ای دقیق از یک واحد توصیفی و اجزاء آن – اگر داشته باشد –گردآوری، تجزیه و تحلیل، سازماندهی و ذخیره اطلاعاتی که در جهت شناسایی، مدیریت، جایابی و تشریح یک ماده آرشیوی و زمینه و سیستم ذخیره و بازیابی مورد استفاده، بکار می رود.این اصطلاح همچنین به معنای پروسه و نتیجه فرایند بالا نیز بکار می رود.
Arrangement: (ترتیب و تنظیم) فرایندی فیزیکی و منطقی که به عنوان نتیجة تحلیل و سازماندهی اسناد مطابق با اصول آرشیوی باشد.
Author: شخص یا شخصیت حقوقی که به عنوان پاسخگو برای محتوای فکری یک سند شناخته می شود. با منشأ سند فرق دارد.
Authority Control: لطفاً واژه نامة (CPF) ISAAR را ببینید. (این واژه نامه در شماره های بعدی این مستند و در همین سایت ارائه خواهد شد).
Collection: مجموعه یا ترکیبی از اسناد جمع آوری شده بر مبنای خصوصیات مشترک، بدون در نظر گیری منشأ اسناد و دیگر قوانین آرشیوی. با مجموعه آرشیوی (Fond) فرق دارد.
Corporate body: سازمان یا گروهی از اشخاص که با نام و قوانین مشخص شناخته می شوند و به عنوان موجودیتی مستقل فعالیت می کنند.
Creator: مجموعة حقوقی، خانواده یا شخص که اسناد را در یک فعالیت شخصی یا گروهی ایجاد، گردآوری یا نگهداری می کنند.با گردآورنده فرق دارد.
Custody: (محافظ یا مسئول حفظ اسناد) موجودیتی برای پاسخگویی در زمینة نحوة مراقبت از اسناد بر مبنای شکل فیزیکی آنها. لزوماً مالک حقوقی یا دارای حق کنترل دسترسی ها به اسناد نیست.
Document: هر نوع اطلاعات ذخیره شده صرف نظر از رسانة ذخیره سازی و حامل آنها یا صفات ممیزة آن، (همچنین Record را ببینید).
File: واحدی سازماندهی شده از اسناد که برای تولید کننده و یامنشأ آن و یا فرایند آرشیوی مشخص بر اساس موضوع یا فعالیت ها ایجاد و گروه بندی شده اند و در هر دو حالت 1ـ توسط ایجاد کننده 2ـ در فرایند ترتیب و تنظیم آرشیوی مورد استفاده قرار می گیرد. اسناد معمولاً مرتبط با یک موضوع، فعالیت یا تراکنش مشترک هستند. هر فایل معمولاً واحدی پایه در اسناد محسوب می شود.
Finding Aid: عام ترین اصطلاح برای بیان هر تعریف، توصیف و یا معنا و مرجعی که آرشیویست برای کنترل عوامل کار از آن استفاده می کند.
Fonds: همة اسناد صرف نظر از شکل یا رسانة ذخیره شده یا حامل اطلاعاتی که در آن اساساً ایجاد و یا گرد آوری شده است و توسط شخص، خانواده یا مجموعة حقوقی مشخص به عنوان خروجی فعالیت و کار ایجاد کننده، مورد استفاده قرا می گیرد.
Form: مجموعه ای از اسناد که بر مبنای صفات ممیزة فیزیکی (رنگ، طراحی و...) و یا فکری (دفترچة خاطرات، نوشتجات، یادداشت و ...) از هم تشخیص داده می شوند.
Formal title: عنوانی که به صورت ثابت بر روی مواد آرشیوی توصیف شده قرار می گیرد.
Item: کوچکترین جزء از یک محصول فکری که به عنوان یک مادة آرشیوی غیر قابل تقسیم است. به عنوان مثال یک نامه، تفاهم نامه، گزارش، عکس، صوت ذخیره شده و نظایرآن.
Level of description: جایگاه یک واحد توصیفی در سلسله مراتب مجموعه ها و منابع.
Medium: مادة فیزیکی، محفظه و یا حاملی که اطلاعات در آن ذخیره می شوند.(مانند کاغذ، لوح، پاپیروس، کاغذ پوستی، فیلم، نوار مغناطیسی).
Provenance: رابطة بین اسناد و سازمان یا افرادی که آنها را در تعاملات فردی یا گروهی ایجاد، گردآوری و یا نگهداری و یا استفاده می کنند.
Record: اطلاعات ضبط شده که توسط شخص یا سازمان، در هر شکل یا رسانه یا عاملی در تراکنش های تجاری و کاری ایجاد، گردآوری، نگهداری و یا استفاده می شود.
Series: اسنادی که بر اساس یک سیستم ایجاد پرونده مرتب شده و یا به عنوان یک واحد به دلایل زیر نگهداری می شوند:
- نتیجة یک فرایند جمع آوری یا ایجاد پرونده هستند.
- نتیجة یک فعالیت به شمار می روند.
- شکل بخصوصی دارند.
- یا به دلیل ارتباط دیگری که برخواسته از نحوة ایجاد، تحویل و یا استفادة آنها می باشد.
Series به عنوان Record Series هم شناخته می شود.
Sub Fond: یک زیر تقسیم که از یک مجموعه از اسناد مرتبط، متناظرکه با تقسیمات مدیریت در سازمان منشأ، در زمانی بخصوص ایجاد می شود و نتوان واحد اصلی (Fond) را متعلق به یک خصوصیت جغرافیایی، زمانی، تاریخی یا گروه عملیاتی دانست.
وقتی واحد ایجاد کنندة آرشیو دارای سلسله مراتب ساختاری پیچیده ای برای اسناد است، هر زیر مجموعه دارای زیر مجموعه های زیرین زیادی است تا بتواند منطق پیچیدة واحد مدیریتی را که شاخة اصلی آن دارای سطوح سلسله مراتب ساختاری متعددی است، را پوشش دهد.
Supplied Title: عنوانی که توسط آرشیویست برای یک واحد آرشیوی که عنوان ثابت (Formal Title) ندارد، در نظر گرفته می شود.
Title: عنوان، کلمه، عبارت، خصوصیت یا گروهی از خصوصیات که برای نامیدن یک واحد آرشیوی استفاده می شود.
Unit of Description: سند یا مجموعه ای از اسناد در هر شکل فیزیکی که به عنوان یک شناسه یا مبنا برای توصیف یک واحد آرشیوی بکار می رود.