نشست عمومی شورای جهانی آرشیو (ICA)

1391/11/7 ۰۱:۲۷

نشست عمومی شورای جهانی آرشیو (ICA)

دکتر کیانوش کیانی هفت‌لنگ

نشست عمومی شورای جهانی آرشیو (ICA) در 4 و 5 مرداد ماه سال 1387 شمسی (2008 میلادی)، در برگزار شد .

در مرداد ماه سال جاری (1387)، شانزدهمین کنگرۀ شورای جهانی آرشیو (ICA) در کوالالامپور پایتخت کشور مالزی برگزار شد. در این اجلاس، سندی منتشر شد که اهداف راهبردی شورا طی ده سال آینده را روشن می‌سازد. با توجه به اهمیت موضوع، ترجمۀ این سند از نظر گرامیتان می‌گذرد.



اهداف راهبردی شورای جهانی آرشیو طی سالهای 1397-1387 شمسی

مقدمه:

هدف از تدوین این سند، آشنایی با اهداف شورای جهانی آرشیو و راهبردهای آن، طی 10 سال آینده می‌باشد. شورای جهانی آرشیو، یک سازمان غیردولتی بین‌المللی است و دارای 1500 عضو حقیقی از 190 کشور جهان است.
آرشیوهای محلی و ملی و متخصصان مدیریت اسناد، در کشورهای عضو، نقش مهم و برجسته‌ای در شکل‌گیری و برپایی شورای جهانی آرشیو ایفا می‌نمایند.
شورای جهانی آرشیو، یک ساختار بین‌المللی است و هدف عمدۀ آن مدیریت مؤثر اسناد و آرشیوها در سطح جهان است و در این فرایند، بر نگهداری مناسب و دسترس‌پذیر نمودن اسناد برای عموم مردم و علاقه‌مندان تأکید دارد. این شورا، صدای رسای تمامی مؤسسات آرشیوی و تخصصی در عرصۀ جهانی است. شورای جهانی آرشیو، همچنین نشست هایی تخصصی در خصوص علت و فلسفه ایجاد آرشیوها در جهان برگزار می‌کند. طی 50 سال گذشته نتایج این مباحث و گزارش‌های تخصصی در قالب یک سلسله مجموعه‌های مکتوب منتشر شده است. برخی از گزارشات هنوز هم جزء کارها و مجموعه‌های مرجع و باارزش در خصوص مسائل آرشیوی محسوب می‌شوند. شورا همچنین در راستای توسعه استانداردهای اساسی مدیریت هوشمند اسناد و ترغیب آرشیو یست‌ها در ایجاد شبکه‌های اطلاعات الکترونیک بر خط (online) گام بر می‌دارد. شورای جهانی آرشیو، با توسعه ابزار جدید و ارائۀ استانداردها به متخصصان علوم آرشیوی کمک می‌کند تا در نقش خود تحول ایجاد کرده و صرفاً تولیدکننده اسناد تاریخی و یا نگهدارنده آن نبوده، و در مدیریت اطلاعات، نقش اساسی و کلیدی داشته باشند. نشست‌های دوسالانۀ شورای جهانی آرشیو، در قالب مجموعه‌های مدون منتشر خواهد شد. ماحصل نخستین برنامه دوسالانه شورای جهانی آرشیو، قرار است تا پایان سال 2008 منتشر شود. این برنامه دوسالانه، اعضای شورای جهانی آرشیو را ملزم می‌نماید تا برای تحقق اهداف کلان شورا، برنامه‌ها و عملکرد خود را ساماندهی و تطبیق دهند. آنچه در پی می‌آید، اهداف راهبردی شورای جهانی آرشیو، چشم‌انداز، مأموریت و فعالیت‌های موردنظر شورای مذکور است:

1. چشم‌انداز:

شورای جهانی آرشیو، برآن است تا با اجرای فعالیت‌های مصوب، نقش اسناد و مدیریت مؤثر آرشیوها را در تصمیم‌گیریهای کلیدی در سطح ملی و بین‌المللی برای مدیریت مطلوب، حاکمیت قانون، شفاف‌سازی اداری، نگهداری خاطرات افراد و دسترس‌پذیر ساختن آنها، نمایان و برجسته سازد.

2. مأموریت:

مأموریت شورای جهانی آرشیو آن است که با ارائۀ نقش محوری و مرکزی در راستای نگهداری اسناد و تقویت آرشیوها و حمایت از حقوق افراد، دولتها، مدیریت مطلوب و مردم‌سالار به کمک مدیریت شایسته آرشیوها، از زمان ایجاد سند تا نگهداری دائمی آن در آرشیوها به عنوان حافظه مکتوب ملتها و جوامع و قابل دسترس نمودن این حافظه برای عموم مردم از طریق تقویت همکاریهای بین‌المللی با در نظر گرفتن تنوع فرهنگی و زبانی اقدام نماید.
شورای جهانی آرشیو، اهمیت آرشیو و مدیریت اسناد برای تصمیم‌گیران را برجسته می‌سازد و در همین حال فرصت را برای ارتباطات تخصصی، تبادل اطلاعات، تحقیق و پژوهش در زمینۀ علوم آرشیوی فراهم می‌آورد.
شورای جهانی آرشیو، منبع و مرجع اطلاعات حرفه‌ای در زمینۀ آرشیو برای جوامع محسوب می‌شود.

3. ارزش‌های اساسی:

شورای جهانی آرشیو، برآن است که با اجرای مأموریت‌های خود، ارزش‌های برابر و متنوع را برای اعضاء فراهم نماید و شرایط دسترسی آزاد به اطلاعات، احترام متقابل به سنتهای فرهنگی و حفظ تمام ارزش‌ها (مادی و معنوی) را فراهم آورد.

4. اهداف راهبردی/ فعالیت‌های اصلی:

شورای جهانی آرشیو برآن است تا موارد زیر را به انجام برساند:
* حمایت مؤثر در راستای نگهداری اسناد و آرشیوها در سطح ملی و بین‌المللی و قابل دسترس نمودن اسناد برای استفادۀ عموم.
* حمایت بیش از پیش مدیران اسناد و آرشیویست‌ها به منظور ایجاد تبحر در آنها در بکارگیری فناوریهای جدید.
* جستجوی راههای جدید توسعه تولیدات و خدمات با حفظ ماهیت سنتی آنها.
* تقویت شبکه‌های آرشیوی و ایجاد سازمان‌های چندفرهنگی با اهداف واحد در عرصه‌های جهانی.
* بهبود تعاملات اعضاء با شورای جهانی آرشیو برای توسعۀ برنامه‌های تخصصی مرتبط.
* یافتن راههای جذب کمک‌های خارجی به‌ویژه در زمینه پژوهانه‌ها (گرانت) و سایر حمایت‌ها در راستای افزایش تولیدات و اقلام آرشیوی.
اهداف 6گانۀ زیر برای اجرای مأموریت‌ها در فعالیت‌های مورد تأکید در برنامۀ طراحی شده است:
1. افزایش آگاهی
* ترغیب و تشویق تصمیم‌گیران موضوعات آرشیوی برای مدیریت مطلوب.
* برجسته‌سازی اهمیت استراتژیک آرشیوها به عنوان سرمایۀ مدیریت در بخش‌های دولتی و خصوصی.
* فراهم نمودن ابزار لازم برای آرشیویست‌ها برای بهره‌مندی از اطلاعات و مدیریت مطلوب آرشیوها.
* کمک در راستای نگهداری و قابل دسترس‌سازی حافظه جهانی.
* تشویق عموم در راستای افزایش دانش خود در زمینۀ آرشیو، اسناد و فواید آنها.
* نمایان‌سازی روابط میان مدیریت آرشیو و سایر علوم اطلاع‌رسانی در سطح ملی، منطقه‌ای و بین‌المللی.
2. کمک و تأثیرگذاری در راستای توسعه و کاربرد فناوریهای جدید.
* حمایت از آرشیویست‌ها در سوق دادن اسناد و مدارک به سوی اسناد الکترونیک و مجازی.
* ارائۀ راه‌حل‌های ساده برای نگهداری اسناد الکترونیک به‌ویژه اسناد دارای ارزش تاریخی بالا.
* اشاعۀ فناوریهای جدید (دیجیتالی ، مولتی مدیا و چندرسانه‌ای) برای دسترسی آسانتر عموم به اسناد.
* کمک به ساماندهی قوانین مالکیت فکری و حقوق مالکیت اثر به‌ویژه در زمینۀ اسناد الکترونیک.
3. ظرفیت‌سازی اسناد و آرشیوهای تخصصی.
* توسعه و تقویت استانداردها در حوزۀ فعالیت‌های تخصصی (مدیریت اسناد، نگهداری اسناد، مقابله و آمادگی در برابر حوادث و بلایا، دسترسی، خدمات مرجع، آموزش و...).
* ارتقاء آموزش، حرفه‌آموزی و توسعۀ تخصصی برای متصدیان امور آرشیو در اطراف جهان به کمک پیش‌بینی کارگاههای آموزشی، رشته‌ها و دوره‌های آموزشی، برنامه‌های بورسیه و ارائۀ منابع بر خط (online).
* تولید، آماده‌سازی و انتشار مجموعه‌های مرجع برای رفع نیازهای اعضای شورا.

4. تقویت شبکه شورای جهانی آرشیو.

* شناسایی و حمایت از آرشیوهای ملی که در پیشبرد و توسعه علائق به اسناد و آرشیو مؤثر می‌باشند.
* افتتاح انجمن‌های تخصصی آرشیوی.
* ایجاد رقابت در جذب اعضای حقیقی و حقوقی.
* آغاز آن دسته از فعالیت‌هایی که در راستای تقویت شبکه‌های آرشیوی ضروری به نظر می‌رسند.
* سازماندهی کنفرانس‌های سالانه و مقطعی با تمرکز بر روی توسعۀ حرفه‌ای و تأکید بر روندهای کلیدی بین‌المللی و انعکاس به موقع نتایج و دستاوردهای مجامع بین‌المللی آرشیوی.
* تغییر، اصلاح و بهنگام‌سازی پایگاه اطلاعات شورای جهانی آرشیو به عنوان یک مرجع تسهیل ارتباطات و تعاملات میان اعضاء.
* اتخاذ تدابیر لازم برای حفظ اعضایی که دسترسی ضعیف به اینترنت دارند.
* بهبود ارتباطات میان پیکرۀ شورای جهانی آرشیو (شعبه‌ها، بخش‌ها، کار گروهها).
* تسهیل ایجاد گروههای علاقمند به شورای جهانی آرشیو در قالب‌های غیررسمی.

5. بهبود اجرای مسئولیت شورای جهانی آرشیو.

* تقویت فرایندهای تصمیم‌سازی شورای جهانی آرشیو به روش‌های مکتوب، صوتی و تصویری.
* شفاف‌سازی امور در راستای تسهیل ارائۀ خدمات و برنامه‌های اعضای شورا.
* معرفی چارچوب‌های کاری.
* تقویت خدمات شبکه (وب) شورا.

6. همتاسازی سازمانی.

* توسعه همکاریهای مشترک با سایر سازمان‌های غیردولتی بین‌المللی.
* ایجاد ارتباطات نظام‌مند با مؤسسات منطقه‌ای (برای مثال کمیسیون اروپا، آ. سه، آن) و تعیین بودجه و اعتبار برای پروژه‌های مشترک.
* احیاء روابط دائمی با یونسکو و سایر سازمان‌های تحت پوشش سازمان ملل.
* ساماندهی روابط جدید با سازمان‌های پیشرفته.
* ایجاد روابط نزدیکتر با بخش خصوصی در راستای توسعه و اشاعۀ سریع تعهدات شورا.
* ایجاد روابط با شبکه‌های بین‌المللی و سایر حرفه‌ها که به صورت متناوب و یا مقطعی از اسناد آرشیوها استفاده می‌نمایند.

7. دستاوردها و نتایج

شورای جهانی آرشیو زمانی موفق عمل خواهد کرد که نتایج زیر تحقق یابد:
* اثرگذاری بر سازمانهای اصلی بین‌المللی به‌ویژه در تصمیم‌گیریها و تدوین برنامه‌ها.
* جذب کمک‌های مادی از صندوق‌ها و مؤسسات مالی بین‌المللی و سازمان‌های همتا.
* درک جایگاه شورای جهانی آرشیو به عنوان یک سازمان مورد اطمینان و مؤثر.
* ارائۀ تولیدات و خدمات با کیفیت بالا توسط شورای جهانی آرشیو به منظور جذب حامیان بزرگتر.
* افزایش عضویت‌ها که نشان‌دهنده میزان رضایت از خدمات شورای جهانی آرشیو نیز می‌باشد.
* جذب افراد بیشتر برای شرکت در کنگره‌های سیترا (CITRA) و سایر همایش‌های اصلی شورای جهانی آرشیو و ترغیب و حمایت از کشورها در پذیرش میزبانی این همایش‌ها.
* هدایت اعضاء در بکارگیری و استفاده از اطلاعات پایگاه اطلاعات شورای جهانی آرشیو.
* هدایت عموم مردم در راستای رجوع به پایگاه شورای جهانی آرشیو و سایر خدمات آرشیوی مندرج در آن.
* افزایش مشارکت اعضا از طریق شرکت در پروژه‌های گروهی.
* ایجاد تعادل و تعدیل حضور افراد با فرهنگ‌های متفاوت در تمام سطوح شورا با تأکید بر کشورهای آفریقایی، آمریکای لاتین و به‌ویژه کشورهای آسیایی.
* جذب و عضویت آرشیویست‌های متبحر و دارای حداقل 10 سال تجربه.
* شناساندن و معرفی شورای جهانی آرشیو به عنوان یک مرجع توسعه علوم آرشیوی و اسناد (هم از نظر تئوری و هم از نظر عملی).
* تقویت مؤسسات آرشیوی در سطح جهان و تقویت درک عمومی از آرشیو و اسناد و نقش آنها.

8. بازنگری راهبرد

یکی از نکات مهمی که شورای جهانی آرشیو برآن تأکید دارد، این است که جهان در 10 سال دیگر بسیار متفاوت خواهد بود. مؤلفه‌ها و روندهای متأثر و مرتبط با جهانی شدن تأثیر زیاد و عمده‌ای بر مجامع آرشیوی بین‌المللی خواهد گذاشت. علاوه بر آن تهدیدها و فرصت‌های ناخواسته‌ای برای مؤسسات پیش می‌آید که باید بدان پاسخ مناسب داده شود، بنابراین، این راهبرد هر دو سال یکبار مورد بررسی و بازنگری قرار می گیرد.
بازنگری راهبرد، بر اساس نقطه نظرات، انتقادات و پیشنهادات و ارزیابی‌های انجام گرفته از برنامه‌ها و فعالیتهای شورای جهانی آرشیو در پایان اجرای هر برنامه دوسالانه صورت می‌پذیرد.
علاوه بر آن شورای جهانی آرشیو نسبت به پیش‌بینی آینده و آینده‌نگری تغییرات جهانی و جمع‌آوری نقطه نظرات و بازخوردهای ارائه شده از سوی اعضاء و دغدغه‌های آنها نیز اقدام می‌نماید و در بازنگری آینده راهبردها از آنها بهره می‌جوید.
شورای جهانی آرشیو در مرور، بررسی و بازنگری راهبردها به فرهنگ و علائق ملتهای عضو نیز توجه خواهد نمود.