در نشست سرای اهل قلم، در نمایشگاه کتاب کیانوش کیانی هفت لنگ رئیس پژوهشکده ابوریحان بیرونی و مشاور امور بینالملل دایرةالمعارف بزرگ اسلامی به مناسبت روز اسناد ملی سخنانی به بررسی تاریخچه برگزاری روز اسناد ملی در جهان و ایران پرداخت
![]()
در نشست سرای اهل قلم، در نمایشگاه کتاب کیانوش کیانی هفت لنگ رئیس پژوهشکده ابوریحان بیرونی و مشاور امور بینالملل دایرةالمعارف بزرگ اسلامی به مناسبت روز اسناد ملی سخنانی به بررسی تاریخچه برگزاری روز اسناد ملی در جهان و ایران پرداخت
وی با بیان اینکه روز اسناد ملی یک سمبل و نماد است و هدف آن برجسته سازی این موضوع مهم برای دستگاههای دولتی آرشیویستها و پژوهشگران، ترغیب و تشویق مردم به حفاظت از اسناد ملی و تاریخی است تبادل نظر و انتقال دانش فنی به دست اندرکاران امر سند را یک امر ضروری دانست.
دکتر کیانی با اشاره به اینکه کشورهای اسکاندیناوی در شنبه آخر ماه نوامبر چنین روزی را گرامی می دارند، افزود کهبه دنبال از جمهوری اسلامی ایران جمهوری فدارتیو روسیه و تونس روز اسناد ملی را رسمیت بخشیدند. وی از دیگر دلایل اعلام روز اسناد ملی را اینگونه مطرح کرد:
-1روز اسناد ملی یک سمبل است و هدف از برگزاری آن: قدرشناسی از تلاش و زحمات بایگانها، آرشیویست ها و تمامی کسانی است که در امر ایجاد و محافظت و نگهداری اسناد ملی تاریخی تلاش میکنند.
2- شناخت و شناساندن نقش و اهمیت اسناد ملی، به منظور بهرهگیری از این اسناد در رشد و توسعۀ کشور.
3- آشنایی نسل جوان با هویت دینی و ملی خود از طریق اشاعه اطلاعات اسنادی.
4- روز توجه بیشتر به علوم آرشیویی و اسنادی در کشور.
5- تلاش در جهت ارائه اطلاعاتی که موجب افزایش اطلاعات بایگانها، کارشناسان اسناد وزارتخانهها، سازمانها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت می شود و ایجاد وحدت رویه در امر ایجاد سند و حفظ و نگهداری از آن.
6- تشویق و ایجاد انگیزه در مردم برای جمعآوری و حفظ اسناد به عنوان وظیفهای مهم و اشاعه فرهنگ اسنادی.
7- تشویق و ترغیب مردم به اهداء و یا واگذاری اسناد به طرق مختلف سازمان (فروش، امانت، تصویر در اختیار دادن و ...)
8- تشویق و ترغیب پژوهشگران و محققان در بهرهگیری از اسناد در مسیر پژوهشهای خود.
9- جلب همکاری بیشتر دستگاههای دولتی بر اساس قوانین و مقررات.
10- تلاش در جهت جلوگیری از خروج اسناد ملی تاریخی از کشور.
11- تشویق آرشیویست ها و کاربران اسناد به حفظ اسناد و همکاری و ارتباط بیشتر.
12- همکاری با سایر سازمانها و گروههایی که در زمینههای مرمت، پژوهش و مدیریت اسناد، فعالیت آرشیو را کامل میکنند.
13- ارج نهادن به حرفۀ آرشیویست ها و تلاش برای بهبود وضعیت آموزشی و ارتقاء آگاهی آنان.
14- تشریح و توضیح ماهیت اسناد و ارزش اسناد به پژوهشگران، و گروههای ویژه و علاقهمندان
15- جلوگیری از امحاء اوراق زائد که میتواند با اطلاعرسانی به دستگاههای دولتی صورت پذیرد.
وی همچنین در خصوص اسناد الکترونیکی گفت:
اسناد الکترونیک موضوع نسبتاً جدیدی است و طبعاً در زمینه مدیریت اسناد الکترونیک نیز تجربۀ زیادی وجود ندارد. اسناد الکترونیک اسنادی هستند که توسط تجهیزات الکترونیکی ایجاد و رد و بدل شده و نگهداری میشوند (استاندارد استرالیایی 4390 AS). اسناد الکترونیک اسنادی هستند که اطلاعات ذخیره شده در آنها دارای ساختاری است که توسط رایانه تغییر، انتقال مورد تجزیه و تحلیل قرار میگیرند. (IKMT) سندی که در یک واسطه الکترونیکی ذخیره شده و میتواند به صورت آماده به آن دسترسی پیدا کرد یا آن را اعتبار داد.
بر اساس تعاریف موجود مدیریت اسناد الکترونیک اعمال اصول مدیریت اسناد بر اسناد الکترونیکی است که در دیسکت یا نوار یا هر شکل دیگری از رسانهها قرار دارند.
مدیریت اسناد الکترونیک ویژگیها و اصولی دارد که از آن جمله میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
ـ تعیین اینکه چه اسنادی بایستی به وجود آیند.
ـ تصمیمگیری در مورد اینکه چه شکل و ساختاری از اسناد بایستی به وجود آید و ذخیره شود و چه نوع تکنولوژیهایی مورد استفاده قرار گیرد.
ـ تصمیمگیری در مورد چگونگی سازماندهی اسناد که بر اساس آن ضرورتهای استفاده تعیین شود.
ـ ارزیابی خطرات موجود در زمینه مدیریت اسناد الکترونیک.
ـ حفظ و نگهداری این قبیل اسناد و شرایط دسترسی به آنها.
ـ هماهنگ بودن با مقررات و نیازهای حقوقی.
ـ حصول اطمینان از اینکه اسناد در محیطی امن و مطمئن نگهداری میشوند.
ـ تعیین و ارزیابی فرصتهای بهبود کارایی یا کیفیت رویهها ـ تصمیمگیریها و اقداماتی که میتواند منجر به داشتن یک سیستم بهتر مدیریت اسناد الکترونیک باشد.
اسناد الکترونیک در ابتدا در دهه 1960 با رایانههای بزرگ و دهۀ 80 رایانههای کوچک و شخصی دهه 90 اینترنت و اینترانت سال 1995 مراکز توزیع اطلاعات و در سال 1999 دولت الکترونیک مطرح شد. در نتیجه آن بخشهای دولتی و خصوصی اصلاحاتی را به منظور فراهم آوردن امکان استفاده از آن به وجود آوردند. استفاده گسترده ازرایانه کمکم موضوع ایجاد نهادها و سازمانهای بدون استفاده از کاغذهای اداری و نهایتاً دولت الکترونیک مطرح شد. در همان حال حضور و استفاده از اسناد الکترونیک و الکترونیکی شدن بوروکراسی اداری، باعث مطرح شدن چالشها و مشکلات جدیدی شده است.
از جمله موضوعات جدید بوجود آمده عبارتند از:
ـ وجود بازیگران جدید مدیران، مدیریت اطلاعات (IT) و سیاستگزاران.
ـ وابستگی پیدا کردن به سختافزارها و نرمافزارها.
ـ جهت پیدا کردن کارها به صورت سیستمی.
ـ طرح موضوعات جدید در مدیریت اسناد همان چرخۀ سندی کامل.
ـ مراقبتها و ملاحظات ویژه در مورد روشهای قدیمی و جدید نرمافزاری.
ـ ایجاد مخازن اسنادی مجازی همچون «سرورها».
ـ لزوم داشتن مهارتهای جدید و در نتیجه طرح آموزشهای مخصوص نیروی انسانی.
به این ترتیب سازمانها و نهادها به منظور استفاده هر چه بیشتر از امکانات الکترونیکی متخصصان بیشتری در حوزه تکنولوژی اطلاعات (IT) به کار گرفتهاند. در همانحال مطابق با تغییرات جدید سیستمهای نگهداری از اسناد و بایگانی را متحول ساختهاند. استانداردهای تازهای همچون فراورده توصیفی به مورد اجرا گذاشته شد و مدیریتها و ملاحظات تازهای در خصوص مواردی از قبیل امضای الکترونیکی، حق مالکیت معنوی که اعتبار و امنیت اسناد در تبادلات الکترونیکی و نیز نحوه نگهداری و انتقال آنها مطرح شد. اسناد الکترونیکی به دلیل ویژگیهای خاص خود امکان دسترسی بهتری را فراهم میکنند. در نگهداری آنها فضای کمتری مورد نیاز است و بهرهگیری از آنها نیز مؤثرتر است. این اسناد امکان توزیع گسترده به صورت web را دارا میباشند و به راحتی کنترل شده و به روز میشوند. در همان حال نمیتوان نادیده گرفت که علیرغم این امکانات گسترده خطرات خاص و مشخصی نیز مطرح شده است که بخش عمده آن را میتوان به وابستگی شدید به فناوری اشاره کرد. امروز بعضاً بدون وجود رایانه نه امکان ارائه مطالب وجود دارد و نه استفاده و بکارگیری از آنها.
مسأله از رده خارج شدن رایانهها و برنامهها مشکلات زیادی را پیش روی قرار میدهد. همانند اینکه تمامی اطلاعات ذخیره شده، در یک وسیله واسط با عرضه یک تکنولوژی جدیدتر همچون لوح فشرده نوری بایستی به واسط جدید منتقل شود. در موضوع اسناد الکترونیک خطر گمشدن یا پاکشدن اطلاعات وجود دارد. خطراتی که آن را تهدید میکند (خطر حمله ویروسی) زیاد است. در حال حاضر در زمینه اسناد الکترونیک میتوان به سه بخش:
1. محیط غیرساختاری
ـ پاور پوینت ـ وورد ـ صفحه گسترده و غیره.
2. محیط ساختاری
3. محیط درگاه (وب)
ـ اسناد مرکب
ـ صفحات کامپیوتری فعال
ـ سیستمهای چندمنظوره پست الکترونیک اشاره کرد.
مدیریت «اسناد الکترونیک» در تمام مراحل خود ویژگیهای خاصی دارد که در ایجاد آنها لازم است و آنچه به آن یک «سند الکترونیکی» گفته میشود لازم است شیوهها و استانداردهای مربوطه مورد توجه و استفاده قرار گیرد. در مرحله پالایش اینکه چه چیزی در چه ساختاری انتخاب شود و اینکه کجا نگهداری میشود. در چه شکل و ساختاری و تحت مالکیت چه بخش یا سازمانی و نیز چگونگی دسترسی به آن و موضوعات دیگری همچون سیستم به کار گرفته شده و تطابق آنها با دیگر سیستمهای نرمافزاری، نگهداری سیستم و تعیین نوع استانداردها و اعمال آن نیز بایستی مورد توجه قرار گیرد. نوع و وسیله ذخیرهسازی نیز اهمیت خاص خود را دارد. هم اکنون بخشی از اطلاعات الکترونیک در نوارهای مغناطیسی ـ بخشی در فلاپی دیسک ـ بخشی در دیسکت. بخشی در لوح فشرده فوری و سی دی رام و بخشی نیز هالوگرامهای کریستال ذخیره شده است. طبعاً در آینده نیز وسیلههای واسطۀ دیگری عرضه میشود.
در زمینه مدیریت اسناد الکترونیک همین روشها و نمونههای متعددی وجود دارد. اینکه در طراحی یک سیستم که آن روش مورد استفاده قرار گیرد و نهایتاً سیستم کلی مدیریت اسناد الکترونیک به مرحله اجرا گذارده شده از چالشهای موجود در این زمینه است. از دیگر موضوعات مطرح شده میتوان به درهم بودن واژهها و ترمینولوژی مربوطه، شناخت کمتر نسبت به آرشیو این اسناد، نادیده گرفتن حفظ و نگهداری، ارجحیت کمتر به موضوع بایگانی اسناد اشاره کرد. طبعاً لازم است مهارتهای جدیدی فرا گرفته شود و ضرورتهای جدید آموزشی به وجود آمد، و فاصله موجود میان تکنولوژی اطلاعات و مدیریت اسناد الکترونیک را کمتر کرد. مسئولیتها و نقشهای جدید افراد و بخشها را تعیین کرد و سطح آگاهی عمومی نسبت به آن را افزایش داد که بخشی از آن میتواند از طریق برگزاری سمینارهای تخصصی، مطالعات موردی مدیریت اسنادی و آموزشهای مختلف، برای مدیران اسنادی، برنامههای کارگاهی و طراحی برنامههای فعالیت و برنامههای استراتژیک باشد. طرحهای بلندمدت مدیریت اسناد الکترونیک بایستی منجر به فعالتر شدن هر چه بیشتر متخصصین مربوطه، طراحی پروژههای جدید کامپیوتری، داشتن یک برنامه معتدل و متوازن، نظارت بهتر تخصصی و بهرهبرداری از امکانات جدید داخلی و بینالمللی در این زمینه باشد. به طوری که در نتیجه آن اسناد کاغذی شدن به اسناد الکترونیک میشود. سند تبدیل به اطلاعات شود. آنالوگ به دیجیتال، سیستمهای فیزیکی به مجازی و نهایتاً به دخالت و حضور در مدیریت اسناد از دیرتر به هر چه زودتر تبدیل شود.
در پایان وی این روز را به همه کارکنان سازمان اسناد ملی و دیگر مراکز اسنادی ، بایگانها ، آرشیویست ها، پژوهشگران، مورخان و مسئولان دستگاه های حکومتی و علاقه مندان به مسائل اسنادی تبریک گفت و خواستار توسعه همه جانبه آرشیو ملی ایران شد.
منبع: دایره المعارف بزرگ اسلامی
سعیده خان احمدی