به گزارش دایره المعارف بزرگ اسلامی، بخش کتابخانه، آئین‌نامۀ پذیرش و فعالیت پژوهشگران میهمان،به مصوبۀ شورای عالی اداری مرکز به شرح زیر می باشد.


مقدمه: مرکز دائرة‌المعارف بزرگ اسلامی سالهاست که پشتیبانی از محققانی را که در زمینه‌های مختلف تاریخ و فرهنگ و ادب ایران و سرزمینهای اسلامی به تحقیق اشتغال دارند، وجهۀ همت خویش قرار داده است. با این همه بدیهی است که ارائۀ خدمات کتابخانه‌ای و مشورتی به این محققان که زیرعنوان «پژوهشگران میهمان» وارد مرکز می‌شوند، نباید به روند فعالیت‌های اصلی، سترگ و بس مهم پژوهشی مرکز آسیب رساند. بنابراین و با توجه به انبوه درخواستهای وارده، این مرکز ناچار است برای ارائۀ‌ این خدمات به پژوهشگران میهمان ضوابط جدید وضع کند و محدودیتهایی قایل شود. تأکید می‌شود که این ضوابط و محدودیتها صرفاً برای تنظیم روند ارائۀ خدمات به این پژوهشگران، و ممانعت از ایجاد خلل در فعالیت‌های اصلی این مرکز است.

1. پژوهشگر میهمان باید دانشجوی دکتری بوده و برای تحقیق و تدوین رسالۀ دکتری متقاضی استفاده از کتابخانۀ مرکز باشد. این پژوهشگر لازم است درخواستی کتبی همراه با معرفی‌نامه‌ای از دانشکدۀ محل تحصیل و استاد راهنما ارائه دهد. این درخواست و مدارک مورد بررسی و استعلام قرار می‌گیرد و مرکز ظرف چند روز نظر خود را دایر بر پذیرش یا عدم پذیرش این پژوهشگر اعلام می‌کند.

2. کلیۀ نهادهای فرهنگی که خواهان استفاده از خدمات کتابخانه‌ای این مرکز هستند نیز مشمول ضابطۀ اخیر خواهند بود. یعنی درخواست آنها توسط مرکز مورد بررسی قرار می‌گیرد. مرکز می‌تواند بنا به دلایلی که الزامی به اعلام آن ندارد، آن درخواست را بپذیرد یا رد کند.

3. پژوهشگر میهمان باید محدودۀ زمانیِ استفادۀ خود از کتابخانه را، اعم از ماه (از 1 تا 4 ماه) و روزهای هفته (پاره وقت یا تمام وقت، با تعیین آن روزها) اعلام کند.

4. پژوهشگران میهمان می‌توانند از 7 صبح تا 5/2 بعداز ظهر در مرکز حضور یابند. حضور پس از این ساعات در مرکز اکیداً ممنوع است.

5. پژوهشگر میهمان صرفاً باید در محل مخصوص استقرار یابد و نمی‌تواند وارد مخازن کتابخانه و بخشهای علمی شود. کتابهای مورد نظر وی توسط کتابدار تهیه و عرضه می‌شود.

6. استفادۀ پژوهشگران از کتابخانۀ کاغذی و دیجیتال و خدمات کتابخانه‌ای، باید منطبق با آئین‌نامۀ داخلی کتابخانه و مرکز اسناد مرکز دائرة‌المعارف بزرگ اسلامی باشد.

7. اگر پژوهشگر میهمان مایل به تهیۀ کپی از صفحات منبع یا منابع مورد نظر بود، مطابق آئین‌نامۀ مذکور در بند پیشین، نسبت به تهیۀ کپی و محاسبۀ مخارج آن رفتار خواهد شد.

8. پژوهشگران میهمان نمی‌توانند از پرونده‌های مدون علمی مرکز استفاده کنند. اما استفاده از فهرست منابع مندرج در این پرونده‌ها بلا مانع است.

9. امانت کتاب و نشریه و منابع دیجیتال به پژوهشگران میهمان ممنوع است.

10. مرکز دائرة‌المعارف بزرگ اسلامی در برابر ایراد هر گونه خسارت به منابع و ابزار تحقیق که در اختیار پژوهشگر قرار می‌دهد، حق واکنش مقتضی را برای خود محفوظ می‌داند.

11. کلیۀ پژوهشگران میهمان موظف‌اند کارتهای مخصوص میهمان، به شکلی که کاملاً قابل رؤیت باشد، به لباس خود الصاق کنند.

12. وارد کردن کیف و ساک و کیس‌ بزرگ به داخل مرکز اکیداً ممنوع است. مسؤول اطلاعات کتابخانه موظف است از ورود متخلفین جداً جلوگیری کند.

13. با توجه به ساعت اداری تعیین شده (حداکثر تا ساعت 5/2 بعداز ظهر)، پژوهشگران میهمان نمی‌توانند در محیط مرکز به صرف غذا بپردازند.

14. رعایت شؤونات اسلامی در این مرکز الزامی است و از فعالیت متخلفان مُصراً جلوگیری خواهد شد.

15. هرگونه تخلف از مواد این آئین‌نامه موجب لغو اجازۀ استفاده از خدمات کتابخانه‌ای به پژوهشگر میهمان خواهد شد.

16. مفاد این آئین‌نامه باید به نظر و امضای پژوهشگری که درخواست او پذیرفته شده و به تحقیق و استفاده از کتابخانه اشتغال می‌یابد، برسد. این امضاء به منزلۀ پذیرش مواد بالا و تعهد به عدم تخطی از آن است.