دكتر كيانوش كياني هفت لنگ
مهندس مازيار پرويزي

بخش دوم
مقدمه :
I.1) اين استاندارد يك راهنماي كلي براي آماده سازي و توصيف مواد آرشيوي است و می توان از آن بصورت تلفيقي با استانداردهاي ملي استفاده کرد و يا به عنوان مبنايي براي توسعه يك استاندارد ملي بهره برداری نمود.
I.2) هدف از توصيف آرشيوي ، شناسايي ، توصیف و محتواي مواد آرشيوي به منظور بالا بردن ميزان دسترس پذيري آنهاست. اين امر با ايجاد توصیفگرهای دقيق و متناسب براي مواد آرشيوي و همچنين با سازماندهي آنها مطابق با الگو های از پيش تعيين شده ، امكان پذير است. فرآيندهاي مرتبط با تنظیم و توصيف آرشيوي ممكن است ، حتي قبل از ايجاد مواد آرشيوي شروع شده و در طول چرخه عمر آن ادامه يابد. اين فرآيندها، سازماندهي كنترل عقلايي لازم، براي دستيابي به مواد آرشيوي قابل اعتماد، با هويت مشخص، محتوای معین و قابل دسترس ، در طول زمان را ممكن خواهد كرد.
I.3) عناصر تخصصي اطلاعات مرتبط با مواد آرشيوي در تمامي مراحل مديريت آنها (مراحل ايجاد ، ارزشيابي، تنظیم و توصیف و اشاعه ) چه در زمان كنترل و محافظت و نگهداری بلند مدت و چه در زمان ارائه خدمات بر اساس سياست هاي مشخص ، ثبت و ضبط مي شوند.

I.4) اين استاندارد صرفنظر از شكل و يا نوع رسانه، دربرگيرنده مواد آرشيوي و با بكارگيري مجموعه ای از قوانين عمومي در توصيف مواد آرشيوي بكار برده مي شود. اين قوانين ، بعنوان راهنماي تخصصي براي توصيف مواد خاصي مثل بسته ها، صداهاي ضبط شده يا نقشه ها نيستند. براي توصيف اينگونه مواد، شيوه نامه هاي مستقلي وجود دارد و از اين استاندارد مي توانن بصورت تلفيقي با شيوه نامه هاي مذكور براي توصيف متناسب اينگونه مواد استفاده نمود.

I.5) اين مجموعه قوانين عمومي ، بعنوان بخشي از فرايندي است كه منجر به دستاورد هاي ذيل مي شود :
الف) ما را از ايجاد توصيف هاي سازگار، متناسب و با توضيحات مستقل و غير وابسته مطمئن مي سازد.
ب) بازيابي و مبادله اطلاعات مرتبط با مواد آرشيوي را تسهيل مي كند.
ج) امكان به اشتراك گذاري فهرستگان موضوعي را بوجود مي آورد.
د) امكان يكپارچه سازي توصيف ها را از محل هاي مختلف به منظور ايجاد يك سيستم اطلاعاتي واحد فراهم مي كند.
I.6) این قوانين اهداف فوق الذكر را با تشخيص و تعيين 26 عنصر قابل تركيب براي توصيف يك موجوديت آرشيوي محقق مي سازند. ساختار و محتواي اطلاعات در هركدام از اين عناصر بايد در تناظر با قوانين كاربردي ملي هر كشوري سازماندهی شوند. اين قوانين بعنوان مجموعه ای از قوانين عمومي به منظور استفاده عمومي وسيع و به دور از طبيعت خاص يا مقدار و جنس ماده توصيف شونده ، بكار مي روند. همچنين اين استاندارد چارچوب خروجي خاصي نظیر سياهه ها، فهرستگان و يا فهرست ها را براي نمايش اطلاعات و ساختار خود تعريف نمي كند.
I.7) استاندارد هاي توصيف آرشيوي بر مبناي اصول ، تئوري های پذيرفته شده بين المللي هستند.
I.8) در اين استاندارد، يك مدل سلسله مراتبي از سطوح مختلف ترتيبي براي مجموعه ها و بخشهاي لازم آن خواهيد يافت. در اين استاندارد سطوح مختلف توصيفي با درجات متفاوتي از جزييات، متناسب با سطوح مختلف ترتيبي وجود دارد.
I.9) هر قانون تركيبي از موارد زير است :
الف) نام عنصر توصيفي كه توسط آن قانون اداره مي شود.
ب) بياني از دليل اصلي مشاركت آن عنصر در قانون.
ج) بياني از قانون يا قوانين عمومي بكار رونده در عنصر.
د) جايي كه قانون بكار مي رود و مثالهايي كه نحوه پياده سازي قانون يا قوانين را ترسيم مي كنند.
I.10) واژه های شماره گذاری شده آماده استفاده هستند. این شماره ها برای مشخص کردن عناصر توصیفی به کار نمی روند.
I.11) اين قوانين در 7 بخش فراداده توصيف شونده منعکس می شوند.
1. بيان هويت
(اين بخش شامل اطلاعات لازم براي شناسايي واحد توصيف شونده است.)
2. زمينه
(اين بخش شامل مبدا و اساس بايگاني اوليه واحد توصيف شونده است.)
3. محتوا و ساختار
(اين بخش شامل موضوع و ترتيب واحد توصيف شونده است.)
4. شرايط دسترسي و استفاده
(اين بخش شامل اطلاعات مرتبط با نحوه دسترسي به واحد توصيف شونده است.)
5. مواد مرتبط
(اين بخش شامل اطلاعات مرتبط با مواد آرشيوي ديگري كه ارتباط مهمي با واحد توصيف شونده دارند مي شود.)
6. يادداشت
(اين بخش شامل اطلاعات خاص و همچنين اطلاعاتي كه نمي توان آن را در هيچكدام از ساير بخشها قرار داد مي شود.)
7. كنترل توصيفي
(اين بخش شامل اطلاعات مرتبط با چگونگي آماده سازي توصيف آرشيوي واحد توصيف شونده، زمان آن و انجام دهنده كار مي شود.)
I.12) تمامي 26 عنصر توصيفي بجز زير مجموعه كوچكي از آنها، براي استفاده در تمامي مواد توصيف آرشيوي قابل استفاده هستند. همچنين براي مبادلات بين المللي عناصر محدودي به شرح زیر بعنوان موارد ضروري در نظر گرفته شده اند :
الف) كد مرجع .
ب) عنوان .
ج) ايجاد كننده .
د) تاريخ .
ه) اندازه واحد توصيف شونده .
و) سطح توصيف .
I.13) بسته به طبیعت و نوع واحد توصیفی ، عناصر بیشتری از مقادیر ، باید در توصیف آرشیوی طبق این استاندارد مشارکت داشته باشند .
I.14) مدخل ها مبتني بر عناصر توصيفي مي باشند. همچنين ارزش مدخل ها در طول كنترل فهرستگان افزايش مي يابد. بخاطر اهميت زياد مدخل ها در بازيابي اطلاعات يك استاندارد جداگانه با نام International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families : ISAAR(CPF) بوجود آمده و توسعه داده شده است. این استاندارد ISAAR(CPF) قوانين عمومي را براي ساخت فهرستگان آرشيوي كه مي توانند corporate bodies ، اشخاص و خانواده ها را توصيف كنند ، در اختيار مي گذارد. اين فهرستگان مي تواند در بخش ايجاد كننده در توصيف اسناد آرشيوي مورد استفاده قرار گیرد. واژه نامه ها و قوانين مورد توافقي كه در مدخل ها استفاده مي شوند، بايد بصورت ملي تدوين شوند. استانداردهاي ISO نهایتاً در توسعه و نگهداري واژه نامه ها ی كنترل شده مفيد باشند.
ISO 5963 : روشهايي براي سنجش اسناد، تعيين موضوع آنها و انتخاب الفبایی عبارات.
ISO 2788 : راهنمايي براي ايجاد و توسعه تزاروس تك زبانه .
ISO 999 : راهنمايي براي محتوا سازماندهي و نمايش روش های مرمت سازی.
I.15) براي دسترسي به اطلاعات بيشتر در مورد هر كدام از عناصر توصيفي به آخرين نسخه ISO 690 مراجعه نماييد.