ترجمه و تألیف: دکتر کیانوش کیانی هفت ‌لنگ
مهندس مازیار پرویزی

بخش اول
اشاره: تنظیم و توصیف اسناد آرشیویی، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. اگر پژوهشگران نتوانند در میان حجم انبوهی از اسناد، اطلاعات مورد نظر خود را به راحتی و سهولت پیدا کنند نتیجه گردآوری این همه سند، جز انبار کردن و صرف هزینه‌های گزاف، حاصلی به دنبال نخواهد داشت. سالها، برای طبقه‌بندی، تنظیم و توصیف اسناد آرشیویی طی دهه ی گذشته از استانداردهای کتابداری استفاده می‌شده است ولی چند سالی است که بر اساس تشخیص شورای جهانی آرشیو و متخصصان علوم آرشیویی و دیگر صاحبنظران، ضرورت ایجاد استانداردهای ویژه تنظیم و توصیف اسناد آرشیویی تشخیص داده شد و به آرشیوهای ملی و خصوصی پیشنهاد گردید تا از این پس از این شیوه نام بهره برداری نمایند آنچه در پی می‌آید، نخست تاریخچه‌ای از این فعالیت علمی جهانی و سپس متن مصوبات مذکور می‌باشد. امید است خوانندگان ارجمند با ارائه پیشنهادات و رهنمودها، ما را در تکمیل این مجموعه یاری نمایند.

استاندارد جهانی تنظیم وتوصیف آرشیویی
کمیسیون استاندارهای توصیفی آرشیوی وابسته به شورای جهانی آرشیو (ICA/CDS) که به عنوان مسئول گسترش استاندارد ISAD(g) (استاندارد جهانی تنظیم و توصیف آرشیوی) بودند در کنگرۀ شورای جهانی آرشیو پکن در چین در سال 1996، به کمیته‌ای دائمی تبدیل شد.
کمیتۀ حاضر (که محور فعالیتهای آن استانداردهای توصیفی می‌باشد ــ بازنگری ISAD(G) (اتاوا ـ 1994) را به عنوان دستور اصلی برنامه چهار سالۀ خود طی سالهای ( 2000-1996 ) را بر عهده گرفت.
این مجموعه ــ ویرایش دوم ISAD(G) ــ که نتیجۀ بازنگری دستور جلسۀ 1994 اتاوا است، برای یک دورۀ 5 ساله پیش‌بنی شده است. طی اطلاعیه‌ای در سال 1998 ، نتیجۀ بازنگری مستند حاضر به تمام مؤسسات و انجمن‌های عضو شورای جهانی آرشیو (ICA) و سایر واحدهای سازمانی وابسته به شورای جهانی آرشیو ارسال شد. این اطلاعیه از طریق وب سایت شورای جهانی آرشیو نیز در اختیار عموم قرار گرفت.
همچنین تاریخ 15 سپتامبر 1998 به عنوان تاریخ پایان دریافت نظرات و پیشنهادات اعضاء اعلام گردید.
تا در گردهمایی دوم کمیتۀ استاندارهای توصیفی، نتیجۀ این بررسی‌ها نیز منعکس گردد.
در پایان سپتامبر 1998 دبیرخانه شورای جهانی آرشیو در حدود 33 نظر و پیشنهاد را از کمیته‌های ملی، سازمانها ومتخصصان از 25 کشور جهان دریافت کرد.
این نظرات و پیشنهادات به طور خلاصه در 101 صفحۀ با نام چکیده ای از استاندارد (ISAD) گردآوری شد و پیشاپیش به همۀ اعضای کمیتۀ ارسال گردید. تا در دومین گزارش کمیته استاندارد توصیفی به عنوان دستور جلسه قرار گیرد.
دومین گردهمایی کمیته استانداردهای توصیفی شورای جهانی آرشیو از 19 تا 22 اکتبر 1998 در شهر هیگ برگزار شد. در این گردهمایی پیش‌نویسی تجدید نظر شده بر اساس نظرات و پیشنهادات دریافت شده اعضاء ارائه گردید. محتوای این پیش‌نویسی در این گردهمایی و مکاتبات بعدی اصلاح و ارتقاء یافت. نهایتاً در سومین اجلاس کمیته در استکهلم سوئد، این پیش‌نویس تکمیل شد و برای چاپ در چهاردهمین کنگرۀ شورای جهانی آرشیو در شهر سویل اسپانیا )در سال 2000 میلادی( پذیرفته شد.

اسامی اعضای کمیته به شرح زیر است:
داگمار پارر (استرالیا) 1998-1996
لیدیا رید (آمریکا) 1999
هوگو استیلب (کانادا) ـ مدیر پروژه و دبیر ــ 1996
استفانو ویتایی (ایتالیا) 1996
دبرا وال (آمریکا) 1998-1996

همچنین کسانی که در یک یا چند گردهمایی همکاری کردند عبارتند از: آسونسیون دناواسکوس بنلوچ (اسپانیا)؛ اِوا مورتوما (فنلاند) ــ عضو علی‌البدل ایفلا (IFLA)؛ پرگونار اوتسون (سوئد)؛

اعضای کمیته استانداردهای توصیفی شورای جهانی آرشیو و تجدیدنظر کنندگان آن در سالهای 2000-1994 به قرار زیر می‌باشند:
(اسامی که با ستاره مشخص شده‌اند اعضای پیوسته کمیته استانداردهای توصیفی ‌می‌باشند).
ویکتوریا آریاس (اسپانیا) 1998-1996
الیسا کارولنیا (سانتوس کانالهو (اسپانیا) 1998
آدریان کانیگهام (استرالیا) 1998
جان دوبلین (سوئد) 1994
ویتور مانوئل ماکز دوفونسکا (برزیل) 1994
مایکل فاکس (آمریکا) 1994
آنا فرانکویرا (پرتقال) 1996
برونو گالاند (فرانسه) 1944
کنت هاروث (کانادا) 1996
ماجینگهوا (چین) 1996
کریستین نوگارت (1996) .
در قسمت بعد به ساختار کلی استاندارد جهانی تنظیم و توصیف آرشیوی خواهیم پرداخت.

ادامه دارد