دکتر کیانوش کیانی هفت لنگ
محمد حسین شجاعی

روند "مدیریت اسناد" پروسه ای بلند مدت و طولانی است. از این رو "آرشیو الکترونیک” به ذخیره‌سازی، محافظت و امکان دسترسی به اسناد الکترونیک می پردازد. بنابراین آرشیو دیجیتال آرشیویی است که اسناد الکترونیک به منظور حفاظت و نگهداری دائمی در مخزن ویژه و طی شرایط استاندارد نگهداری می‌شوند.
در زمینه حفظ و نگهداری آرشیو دیجیتال مشکلات متعددی وجود دارد. زیرا فناوری همواره در حال تغییر است. کامل شدن چرخه ی عمر اسناد به مدیریتها و متخصصین رایانه‌ای ارتباط پیدا کرده است و مدیران ارشد معمولاً اطلاعات زیادی در مورد آن ندارند. بنابراین رغبت زیادی هم به تغییر سیستمهای قبلی نشان نمی‌دهند. در عین حال انطباق با سرعت تحولات دشوار است. همچنین موضوع تامین بودجه مورد نیاز نیز همواره وجود دارد. موضوعات دیگری نیز همچون کهنه‌شدن و غیر قابل ‌استفاده شدن فناوری‌های قدیمی نیز وجود دارد. خطاهای انسانی را هم نباید از نظر دور داشت.
در اسناد الکترونیکی ، مواردی همچون حمله ی ویروس ها یا اشتباه کاربران که اطلاعات را تغییر یا حذف می کنند نیز وجود دارند.
نداشتن اطلاعات کافی در مورد اهمیت مدیریت اسناد الکترونیکی و یا داشتن سیاستهای نامناسب و ضعیف و دادن اولویت کمتر به مدیریت اسناد، وجود مدیران اسنادی غیر حرفه‌ای و نبود تجربه کافی در مدیریت اسناد الکترونیک، همچنین کنترل ناکافی در مرحله حذف اطلاعات غیر ضرور، نداشتن آموزش کافی و هماهنگی و نیز فقدان یک دستورالعمل و رویه‌کاری و یا استاندارد کلی از دیگر مشکلات و موانع در حفظ و نگهداری اسناد الکترونیکی می‌باشد.
موضوع عمده، حفاظت و نگهداری اسناد الکترونیکی ، فناوری ، شیوه‌ها و روشها و کاربران از نظر نوع برخورد و پذیرش آنها و ابزار از نظر داشتن یک سیاست روشن و نوع استاندارد بکار گرفته شده می‌باشد و نتیجه آن نیز تعیین اعتبار اسناد ـ، قابل خواندن بودن ،قابل درک بودن ، قابل اعتماد بودن ، امکان دسترسی و نیز یکپارچگی سیستم آنها می‌باشد.

انواع اسناد الکترونیک عبارتند از:
- پست الکترونیک (نامه یا یاداشت).
- تارگاه یا websites (به صورت گزارش یا آگهی یا انتشارات) .
- پایگاه اطلاعاتی Data bases (بصورت صفحه یا موضوعی) .
- اسناد به صورت Word .
- صفحه گسترده و غیره .
- بهترین شیوه نگهداری موارد فوق در حال حاضر به شرح زیر می‌باشد.
- فایلهای متنی به صورت Ascll (بدون فشردگی).
- تصاویر ـ گرافیک TIFF و JPEG.
- صفحه گسترده CSV.
- پایگاههای اطلاعاتی SCV.
- فیلمها – تکنولوژی Quick Time Video
- صدا MPEGII/AIFF .
- چند رسانه‌ای (Multimedia) HTML, SGML – XML.

در مدیریت اسناد الکترونیک و نیز آرشیو آنها می بایست ملاحظات متعددی مورد توجه قرار گیرد. در این جهت داشتن یک توازن مناسب میان نگهداری و امکان دسترسی ضروری است. همچنین لازم است، ارزیابی خوبی در مورد ضرورتهای واقعی و مواردیکه لازم است دیجیتایز شوند وجود داشته باشد. خطرات مدیریتی هم مورد ملاحظه قرار گیرد. مثلاً در پست الکترونیکی ، اسناد و وب سایتها به سرعت ناپدید می‌شوند. به درهم ریختگی روشها و استانداردهایی که مورد استفاده قرار می‌گیرند، به منظور جلوگیری از سردرگمی در موضوعات حفاظتی نیز باید توجه خاصی اعمال شود. در برخی کشورها، واحدهای مشخصی که کار آنها مقابله با تهدیدات و خطرات الکترونیکی است، در سطوح عالی و در سطح وزارتخانه‌ها و نهادها و سازمانهای مختلف وجود دارند که با برخورداری از متخصصان و یا اصطلاحاً هکرهای سفید، در شرایط بحران به مقابله برمی‌خیزند. به عنوان نمونه در مالزی می‌توان به واحدی در سازمان مدیریت نیروی انسانی این کشور یا دفتر حفاظتی NISER اشاره کرد. علاوه بر این در موضوعات حافظتی به موارد دیگری از قبیل بکارگیری بدون دقت کافی، شرایط نامساعد ذخیره‌سازی، حمله ویروسی، داشتن یک تیم کاری برای بازیابی در شرایط بحران، ذخیره‌سازی نسخه‌های متعددی در سایتهای مختلف و در فرمتها و وسیله‌های واسطه‌ای مختلف اشاره کرد.

توصیه‌هایی در زمینه مدیریت اسناد الکترونیک:
1. ایجاد یک مرکز آموزش مدیریت و حفاظت از اسناد الکترونیک.
2. بهبود کیفیت آموزشی مدیران اسناد الکترونیک.
3. افزایش مستمر سطح دانش و آگاهی آرشیویست‌ها و مسئولان.
4. بهبود سیاستها ، استانداردها ، رویه‌ها و اولویتهای عمده.
5. تعیین مدیر اسنادی در همۀ مؤسسات دولتی.
6. همکاری مداوم داخلی و بین‌المللی در زمینه مدیریت اسناد.
7. اعطای بورسهای بیشتر آموزش و سمینارهای داخل و خارج از کشور.

با اجرای صحیح مدیریت "اسناد الکترونیک" می‌توان نسبت به دسترسی درست و صحیح به آن اسناد، در آینده اطمینان حاصل نمود و کنترل و نظارت آگاهانه‌ای دربارۀ اسناد انجام داد. جریان عمومی امور در عرصه‌های مختلف بخوبی گردش می‌کند و در نهایت حمایت‌های مناسب از حقوق شهروندان صورت می‌پذیرد.