بخش پرونده های علمی در مرکز دائره المعارف بزرگ اسلامی / ایران ناز کاشیان

1395/7/12 ۰۹:۴۵

بخش پرونده های علمی، چهارمین بخش از سازمان علمی مرکز دائره المعارف بزرگ اسلامی است که وظیفۀ اصلی آن تشکیل پرونده های علمی برای تالیف مقالات دائره المعارف های منتشره در این مرکز است. پروندۀ علمی مجموعه ایست از اطلاعات گوناگون( اعم از کتاب، مقاله، گزارش، پایان نامه، فیلم، عکس، ... ) راجع به هریک از عنوان های دائره المعارفی که طبق ضوابط "شیوه نامۀ تشکیل پرونده های علمی" (نک، ادامۀ مطلب) تنظیم و گردآوری می گردد. پرونده های علمی، امکان دسترسی به اطلاعاتی دقیق، موثق، مستند و قابل اعتماد را در کوتاه ترین زمان برای مؤلف فراهم می سازد.

دبا: بخش پرونده های علمی، چهارمین بخش از سازمان علمی مرکز دائره المعارف بزرگ اسلامی است که وظیفۀ اصلی آن تشکیل پرونده های علمی برای تالیف مقالات دائره المعارف های منتشره در این مرکز است.

پروندۀ علمی مجموعه ایست از اطلاعات گوناگون( اعم از کتاب، مقاله، گزارش، پایان نامه، فیلم، عکس، ... ) راجع به هریک از عنوان های دائره المعارفی که طبق ضوابط "شیوه نامۀ تشکیل پرونده های علمی" (نک، ادامۀ مطلب) تنظیم و گردآوری می گردد. پرونده های علمی، امکان دسترسی به اطلاعاتی دقیق، موثق، مستند و قابل اعتماد را در کوتاه ترین زمان برای مؤلف فراهم می سازد.

تشکیل پروندۀ علمی :

 مدخل های دائره المعارفی در بخش گزینش عناوین، انتخاب و پس از مشورت با روسای گروه های علمی و با تصویب سرویراستار در اختیار بخش های مختلف از جمله بخش پرونده ها قرار می گیرد . در بخش پرونده های علمی، مدخل های دائره المعارفی، به تناسب رشتۀ تخصصی پژوهشگران،  برای تشکیل پروندۀ علمی در اختیار ایشان قرار می گیرد .

پژوهشگران بخش پرونده های علمی با توجه به توانایی های علمی در رشتۀ تخصصی خویش و  با  حوصله و بردباری و فروتنی علمی به شناسایی و گردآوری منابع می پردازند و از تجربیات پژوهشگران ارشد برای ارتقای پروندۀ علمی بهره می برند

برگه های گزینش عناوین، اولین ارجاعی است که توسط پژوهشگر مورد بررسی قرار می گیرد . معمولا در برگه های گزینش عناوین، کد موضوعی با شماره(مثلا : جغرافیا 5)؛ تعداد کلمات؛ تاریخ تصویب عنوان؛ و بعضی منابعی که پژوهشگر بخش گزینش عناوین به آن مراجعه کرده، ثبت شده است . پژوهشگر با مراجعه به هریک از ارجاعات، تصویری از منابع به همراه شناسنامۀ آن تهیه کرده و در فایلی که به نام مدخل نامگذاری شده است، ذخیره می کند(پیش ازین از تمامی صفحات زیراکس تهیه می شد و در پوشۀ علمی قرار می گرفت) . پس از آن برگۀ بررسی منابع که در بخش پرونده ها با عنوان "منابع پیشنهادی" شناخته می شود(شامل: فرهنگ ها؛ دائره المارف ها و ...؛ منابع تخصصی کتابخانۀ مرکز ؛ کتابخانۀ دیجیتال؛ نشریات ادواری؛ پایان نامه ها و ...) در اختیار پژوهشگر قرار می گیرد تا به کمک آن تک تک منابع علمی مورد ارزیابی قرار گیرد.

پژوهشگر پس از مطالعۀ منابع و استخراج ارجاعات درون متنی، به دپارتمان پژوهشی مراجعه کرده و در مورد منابع   با رئیس دپارتمان علمی گفتگو می کند. پس از تایید بخش علمی، پژوهشگر به ترتیب، منابع قدیم و جدید را دسته بندی کرده فهرستی از منابع پرونده بر اساس سال تالیف یا سال مرگ مؤلف تهیه می کند. منابع متاخر نیز شامل مقاله ها، فرهنگ ها، دانشنامه ها به دنبال آن و در پایان منابع لاتین،  فهرستنویسی می شود . هر پرونده شامل فهرست منابع؛ گزارش پرونده؛ فهرست منابع کنترل شده (فاقد مطلب) ؛ تصویر درخواست منابع غیرموجود؛ و لوح فشردۀ تصاویر همۀ منابع گردآوری شده است . این پرونده جهت ثبت در سامانۀ اطلاعات مداخل دائره المعارف در اختیار دفتر سرویراستاری قرار می گیرد.

مرحلۀ پس از تالیف :

 پس از نگارش مقاله، پرونده به همراه مقاله به بخش پرونده های علمی عودت داده می شود تا بر اساس منابع و مآخذی که مؤلف در نگارش مقاله به پرونده افزوده تکمیل شود . پس از تکمیل، پرونده در اختیار بخش بررسی(کنترل مقاله) و سپس ویرایش علمی و پس از آن ویرایش فنی و بخش چاپ قرار می گیرد تا با بررسی منابع، شیوۀ نگارش مقاله و صحت ارجاعات مؤلف مورد ارزیابی قرار گیرد.

مرحلۀ پایانی :

 در آخرین مرحله در بخش چاپ، پرونده به بخش پرونده های علمی باز می گردد تا برای آخرین بار پرونده بررسی شود تا اگر منبع جدیدی مورد استفاده مؤلف قرار گرفته  به پرونده افزوده شود . در این مرحله پرونده به واحد ترمیم فرستاد می شود تا پس از مرتب کردن منابع و تنظیم فهرست جدید به صحافی ارسال شود . پروندۀ جلد شده همانند دیگر اسناد مرکز برای ویرایش های بعدی در گاو صندوق مرکز نگهداری می گردد تا در موقع مقتضی اطلاعات پرونده به روز شده و در اختیار پژوهشگران آینده قرار گیرد.

شیوه نامۀ تشکیل پرونده های علمی مرکز دائره المعارف بزرگ اسلامی

در حال حاضر منابع پرونده های علمی مرکز،  به صورت دیجیتال تنظیم و تشکیل می شود ،به همین سبب و به منظور یکسان سازی پرونده های دیجیتال، "شیوه نامۀ تشکیل پرونده های علمی"، بدین شرح ارائه می گردد :

(تهیۀ پوشۀدیجیتال پرونده علمی)

نامگذاری پوشۀ هر پرونده علمی بصورت زیر انجام می شود:

شناسه {زیر خط}_( نام مدخل)

مثال: پرونده علمی شیخ محمود شبستری به اینصورت نامگذاری می شود: شبستری، محمود _  20702

تهیۀ لیست منابع

هر پرونده علمی شامل یک لیست منابع در فرمت Word و یک پوشه منابع موجود در پرونده خواهد بود.

پژوهشگران محترم بخش پرونده های علمی جهت تشکیل پرونده، ابتدا فایل دیجیتال لیست منابع را از دفتربخش دریافت می کنند.

تهیۀ منابع پرونده علمی

منابعی که در کتابخانۀ مرکز نسخۀ چاپی دارند

پژوهشگران محترم هنگام مراجعه به کتابها و سایر منابع علمی موجود در مرکز دائرة المعارف بزرگ اسلامی، برای تهیه نسخۀ دیجیتال منبع طبق روال زیر عمل می کنند:

1. بررسی وجود نسخۀ دیجیتال منبع مورد نظر در میان منابع کتابخانه دیجیتال سیمرغ. در صورتی که منبع علمی مورد نظر دارای نسخه دیجیتال باشد، بنا به دستور العمل ذخیره سازی منابع (نک: ادامۀ همین شیوه نامه) از آنها استفاده خواهد شد.

نکته: بخشی از منابع کتابخانه مرکز اسکن شده اند اما هنوز فایل آنها داخل کتابخانه دیجیتال بارگزاری نشده است. لیست این قبیل منابع را می توانید در بخش "لیست منابع اسکن شده که هنوز بارگزاری نشده اند" در داخل کتابخانه دیجیتال سیمرغ ببینید.

2. علاوه بر منابع دیجیتال موجود در برنامه سیمرغ، کتابخانه ها و مکتبه های دیجیتال متعددی همچون از طریق رایانه های موجود در مرکز قابل دسترس هستند. «کتابخانۀ اهل بیت » و « نرم افزارهای نور» منابعی که از طریق این کتابخانه ها قابل دریافت باشند، برای استفاده در پرونده های علمی اولویت دارند و نیازی به سفارش به بخش اسکن نخواهند داشت.

3. در صورتی که پس از بررسی موارد فوق روشن شود کتاب یا منبع علمی از منابع موجود در مرکز دائرة المعارف تنها دارای نسخه چاپی است و نسخه دیجیتال ندارد، پژوهشگران محترم به جستجوی آن در شبکه اینترنت خواهند پرداخت و در صورت امکان بهترین نسخه از آن منبع را دانلود می کنند.

نکته: منابعی که از اینترنت دانلود می شوند باید طبق دستورالعمل ذخیره سازی که در پایان این شیوه نامه آمده است، به صورت فایل های مجزای PDF (برای هر منبع) تبدیل شوند.

4. در صورتی که نسخه دیجیتال منبع مورد نظر در هیچ یک از موارد مذکور قبلی یافت نشد، آن منبع جهت اسکن شدن به بخش کپی و اسکن سفارش داده می شود. این سفارشات به صورت نسخۀ PDF در اختیار پژوهشگران قرار خواهد گرفت.

5. منابعی که از سوی مسئول بخش کپی اسکن شدهاند، در اختیار پژوهشگر مربوط قرار میگیرد و بنا به دستور العمل ویژه به صورت فایلهای مستقل که هر یک مستقلاً یک منبع هستند، فهرست نویسی و ذخیره خواهند شد. دستور العمل مذکور در پایان این شیوه نامه است.

6. منابعی که در شمار نشریات دیجیتال مرکز هستند و نسخه دیجیتال آنها در مجموعۀ نشریات دیجیتال موجود در شبکه کامپیوتر مرکز ( به نشانی ) DIGCGIE2  در دسترس است، مستقیما از سوی پژوهشگران مسئول تشکیل پرونده علمی دریافت و ذخیره خواهند شد.

منابعی که در کتابخانۀ مرکز نسخۀ چاپی ندارند.

*دربارۀ منابعی که از اینترنت به دست می آیند، در صورتی که از نوع کتاب یا مقاله با فرمت pdf باشند، در تهیه نسخه ویژۀ پرونده علمی از شیوه معمول در انتخاب صفحات و شناسنامه کتاب پیروی خواهند کرد.

*در صورتی که فایل تصویری (مثلا با فرمت jpg )، یا فایل متنی(مثلا به صورت html یا) Txt باشند، با درج نشانی دریافت منبع و تاریخ دریافت آن در مرحله اول حتی الامکان به صورت فایل word و با تنظیمات واحد (در نوع فوت، سایز فونت، شکل صفحه ذخیره شده) تبدیل خواهند شد و سرآخر برای افزوده شدن به پرونده علمی هر یک به صورت فایل جداگانۀ pdf ذخیره می شوند.

*در صورتی که متن صفحۀ اینترنتی مورد نیاز پرونده علمی باشد، پژوهشگران حتی الامکان باید نسخه PDF آن را ذخیره کنند یا آن متن را به روش پیش گفته به فایل word انتقال دهند و سپس نسخۀ PDF آن را تهیه کنند. ذخیرۀ یک صفحۀ وب با استفاده از دستور ( Save page)و به صورت ( Web Page Complete)از طریق مرورگر اینترنتی برای پرونده های دیجیتال قابل قبول نیست.

دستورالعمل ذخیرۀ فایلهای پرونده علمی

*منابعی که به صورت اسکن شده در اختیار پژوهشگران قرار میگیرد، به روال سابق تشکیل پرونده علمی دارای صفحات عنوان و شناسنامه کتاب و صفحات مورد نیاز پرونده خواهند بود. همه صفحات مربوط به یک کتاب در یک فایل واحد(pdf) ذخیره می شوند.

*برای ذخیره منابع متنی که از نرم افزارها و کتابخانه های دیجیتال و اینترنت دریافت می شوند و شکل فایل اسکن شده را ندارند، هر منبع ابتدا به فایل word تبدیل می گردد. فایل ورد مورد نظر مشخصات زیر را خواهد داشت: هر صفحه فایل ورد 5 سانت از بالا و پایین و 4 سانت از چپ و راست سفید خواهد بود؛ همه متنها فونت GIE و سایز 14 خواهند داشت؛ فاصلۀ بین سطور در اندازۀ نرمال (نمره 1) خواهد بود. پس از ذخیره سازی با مشخصات فوق، فایل مورد نظر به نسخه ( Pdf ) تبدیل خواهد شد.

*هر یک از منابع پرونده علمی به فراخور زبان منبع نام گذاری میشوند، منابع فارسی و عربی با حروف فارسی و منابع لاتین با حروف لاتین. پیش از نام منبع شمارۀ منبع مذکور در لیست منابع ذکر خواهد شد.

*چگونگی دریافت کتاب از کتابخانه دیجیتال و شیوۀ استخراج صفحات مورد نیاز پرونده علمی از کتابهای اسکن شده در بخش پرونده های علمی به پژوهشگران آموزش داده می شود..